Kuidas täpselt kirjutada ja rääkida

Kõige olulisem, mida iga sisenemise taseme töötaja peab õppima

Järgnev on katkend Max Altschuleri uuest raamatust “Career Hcking for Millennials”: ​​Kuidas ma oma karjääri ehitasin ja kuidas saate liiga.

See on kõige alahinnatud oskus ja number üks, mida iga algtaseme töötaja peab õppima. On hull, et seda ei õpetata veel põhikoolis ega isegi kolledži inglise keele kursustel.

Meile õpetati, kui palju rakke on lehes, millised tard- ja moondekivimid välja näevad ning kuidas konni lahti lõigata. Õppisime kõike siinuse, koosinuse ja puutujate kohta (pidage meeles „SohCahToa?”). Kuid meile ei õpetata endiselt, kuidas teiste inimestega korralikult ja optimaalselt suhelda. See on ju naeruväärne.

Selle õppimine on eriti oluline, kuna maailm on drastiliselt muutunud päevast, mil kirjutati pliiatsi ja paberiga kirju ning postitatakse neid. Ma mäletan, kui valget kaelarihma töötajad väljastpoolt hakkasid BBM-il oma Blackberry's käima ja oma telefonides e-posti kontrollima. Sellest ajast alates on mobiiltelefonist saanud silmamunade peamine tegija e-kirjade avamisel, lugemisel ja neile vastamisel.

See tähendab, et teie jaoks on hea võimalus, et see on loomulik äritegevuse viis. Ja 90% ajast, mis kulutate kirjutamisele, kirjutate e-posti ja sõnumside jaoks. Tõenäoliselt teete sellest vähemalt poole mobiiltelefonist ja adressaadid loevad sageli teie sõnumeid oma mobiilseadmetest. Nii et alustajate jaoks peate õppima, kuidas muuta oma sõnumid lühikeseks ja asjalikuks. See pole nii lihtne, kui tundub.

Kas mäletate oma keskkooli inglise keele tundide ülesandeid? Tõenäoliselt juhendas teie õpetaja teid 5000-sõnalise essee kirjutamiseks. Siis hindas ta seda, võib-olla palus teil asjad parandada või kirjutada uus 5000-sõnaline mustand. See oli see ülesande lõpp. See on hea idee valikainete loominguliseks kirjutamiseks. Ja ma arvan, et sellel on oma koht õppekavas juba varasemas punktis, nagu keskkoolis. Kuid siis on aeg õppida asju kärpima ja struktureeritult mõtlema. See on reaalse maailma jaoks palju praktilisem.

Seal on kuulus tsitaat: „Vabandust, et see kiri on nii pikk, mul polnud aega seda lühemaks teha.” (Seda on omistatud prantsuse filosoofile Blaise Pascalile, kuigi kohati omistatakse ka teistele.) Mõte on teha võimsaks Mõne sõna osutamine võib olla palju raskem ülesanne. Ja tänapäeval viib töösõnumite lühidus teid kaugemale. See on oskus, mida vajate: olla suurepärane selle kirjutamisel ja redigeerimisel, mida adressaat tegelikult soovib lugeda.

Seda silmas pidades olen loonud ülesande, mida nad peaksid kasutama kõigis keskkooli inglise keele tundides:

Õpetaja: “Kirjutage X-le 5000 sõnasõnastikku.” Õpilane annab ülesande. Õpetaja hindab seda ja annab selle tagasi.

Õpetaja: "Võtke nüüd sorteeritud essee ja tehke sellest 500 sõna, kaotamata ühtki põhisõnumit."

Üliõpilase ülesanded on käes. Õpetaja hindab seda ja annab selle tagasi.

Õpetaja: "Võtke nüüd sorteeritud essee ja tehke sellest 50 sõna, kaotamata ühtki põhisõnumit."

See ülesanne võimaldab koolidel õpetada õpilastele loovalt kirjutama, õpetades samal ajal ka struktureeritumalt toimetama ja mõtlema. Et mõelda tõeliselt läbi, mis on oluline ja kuidas pakkida punch vähem sõnadega. Sellise ülesande abil võiksime oma noortele õpetada, kuidas kirjutada ja kuidas siis praktiliselt kirjutada, et valmistada lapsi ette tulevasteks töökohtadeks.

Saate seda nüüd õppida. Siin on 10 näpunäidet, kuidas e-kirju kokkuvõtlikumaks muuta:

  1. Kirjuta e-kiri. Enne selle saatmist minge tagasi ja muutke seda kolm korda.
  2. Eemaldage sõnad, mis ei tähenda midagi. Sõnad nagu “tõesti”, “praegu”, “tegelikult” ja “väga” on sageli täissõnad, mis muudavad laused lihtsalt pikemaks.
  3. Lükake tühikuklahvi ainult üks kord pärast perioodi, mitte kaks korda. Puhtam, lühem, palju parem e-posti või teksti jaoks.
  4. Sisesta on sinu sõber. Mulle õpetati klassikoolis viis lauset lõiku. E-posti teel see nii pole. Pidage meeles, et mobiilides näevad pikad lõigud välja lõputuid tähti täis ekraani ja on kohe väsitavad.
  5. Bullet point kraam, kui see tundub liiga sõnatu, on kõik kokku kogunenud.
  6. Loll see maha. Inimesed ei taha töödelda, mida sõnad tähendavad. Sa tahad, et nad keskenduksid sellele, mida sa räägid, mitte sellele, kuidas sa seda ütled. Näiteks öelge „kasutage“, mitte „kasutage“. Sel põhjusel on Billboard 100 populaarsemad laulud kirjutatud kolmanda klassi lugemistasandil.
  7. Kirjutage nii, nagu räägite. Seejärel minge tagasi ja redigeerige, et see muutuks vajadusel konkreetse adressaadi jaoks ametlikumaks.
  8. Muutke tegevuskutse (CTA) selgeks. Toiminguelement tühistab tavaliselt oma lause. E-posti CTA näide võiks olla: „Kas teil on kolmapäeval kell 14.00 kõneks 15 minutit? PT? ”
  9. Ärge kunagi saatke emotsioonidega ettevõtte meilisõnumeid. Kui tunnete end mõne teema suhtes emotsionaalsena, jahtuge kõigepealt. Seejärel kirjutage sõnum ja jätke tund aega. Tulge selle juurde tagasi ja vaadake, kuidas tunnete end enne saatmist. Kui peate selles küsimärgi alla seadma, on peaaegu alati parem mõte vajutada kustutamisel ja hiljem selle juurde naasta.
  10. Ainus vastuvõetav e-posti stiil on lihtne. Kasutan fonti Sans Serif, must värv, normaalsuurus. See pole koht, kus oma pizzat näidata.

Hea viis selle kõige harjutamiseks on hakata blogima. Kuidas see aitab teil paremaid e-kirju kirjutada? Mu sõber Scott Britton, keda nimetatakse üheks Forbesi ettevõttes 30-aastastest alla 30-aastastest, pakub seda nõu: „Avalikus keskkonnas sisu loomine sundis mind õppima nii kirjutamist kui ka koopiakirjutamist, mis on uskumatult oluline kaasaegsed müügi- ja turundusspetsialistid. ”Ma ei suutnud rohkem kokku leppida. Abiks on ka värskenduste postitamine LinkedIni, kuna see piirab tähemärki. Alustage selle ASAP-i harjutamist.

Hea ettevõtte e-posti aadressil on ka struktuur. Pidage seda järjekorda meeles:

  • Alustage tervitustega.
  • Ego insult. Midagi üle kõige, lihtsalt midagi lihtsat, näiteks: "Nautisin tõesti teie hiljutist artiklit XYZ kohta Inc." või "Õnnitleme teid hiljutise rahastamisvooru puhul."
  • Tutvusta end.
  • Nüüd on teie märkme keskpunkt, milles esitate idee või küsimuse. Näita seda tehes, et mõistad saaja olukorda. Pöördumine oma “valupunkti” poole (mida Macmillani sõnaraamat määratleb kui “probleemi või vajadust, mida ettevõte või ettevõte soovib lahendada”). Või proovige versiooni teemast "Tunne, tunne, leia", tehnikat, milles annad oma emotsioonile kaasa selle, kuidas keegi end tunneb, räägi neile kellegi teise kohta, kes tundis niimoodi, ja siis selgitad, kuidas teine ​​inimene leidis, mida sa pakud lahendus.
  • Kaasa toiminguelement.
  • Logi välja.

Tutvume selle raamatuga hiljem põhjalikumalt.

Kui vastate meilisõnumile, soovitan teil koostada märge, selle asemel, et klõpsata mõnel programmis teile pakutaval automaatselt genereeritud valikul. Selles etapis on vastuvõtjatel ikka päris lihtne seda läbi vaadata ja mõista, et te ei võtnud aega isiklikult vastamiseks.

Kas teile meeldib see artikkel? Haarake Max Altschuleri karjääri häkkimise Millennialsist koopia! Siit saate teada, kuidas:

  • Ehitage oma bränd ja asjatundlikkus
  • Valige õige ettevõte ja boss
  • Pidage läbirääkimisi reklaamikampaaniate ja tõstmiste üle

Maxi tõestatud strateegiad aitavad teil saavutada suuremat edu ja teenida vähem raha vähem raha. Vaata järgi.