Kuidas seadistada GTD® Zenkitis?

Juhend asjade valmistamiseks Zenkiti viisil

Pärast eelmise nädala sissejuhatust GTD-sse olen ma mõelnud selle üle, kuidas Zenkitis seda väga hästi tööle panna. See on üsna lihtne süsteem, mis tugineb ühele põhikogule, mõnele projektikogule ja lemmikutele. Kuigi see süsteem ei ole 100% täiuslik (mis on?), On see praegu nii lähedal, kui ma seda saan, ja see töötab päris hästi!

Kuidas rakendada rakendust Getting Things Done Zenkitis

Minu Zenkit GTD selgroog on üks „meistrikollektsioon“ (minu nimi on algselt kandnud nime „GTD“, kuid võite seda nimetada ükskõik mida soovite). Seadsin kollektsioonis kõik loendid sildi väljale sildina, et saaksin neid Kanbanis vaadata eraldi loenditena:

Postkast

Sisendkaustade loendisse lisan kõik, mis meelde tuleb. Hoian Zenkiti vahekaarti kogu aeg avatud, nii et loendi leidmine ja selle lisamine on kiire ja lihtne.

Minu e-posti aadressilt Zenkiti toimingute kiiremaks saamiseks seadistasin Zapier Zap, mis saadab kõik GTD-sildiga tähistatud e-kirjad minu Zenkiti kollektsiooni postkasti. See muudab minu e-kirjade trükkimise ülikiireks - kui näen midagi, mis tuleb ära teha, lisan lihtsalt sildi ja see maandub automaatselt minu GTD postkasti.

Postkasti töötlemise ajal teisaldan asjad vastavasse loendisse, et saaksin nende kallal töötada. Kui toiming on lõpule viidud, eemaldan kontekstimärgise (sellest lähemalt hiljem) ja teisaldan selle valikusse Valmis. Ehkki „valmis” ei ole tõeline GTD-nimekiri, on see mulle hea koht, kus vaadata tagasi kõikidele, mis ma viimase nädala jooksul valmis olen saanud. Arhiivin oma ülevaatuste ajal kõik valmisloendis olevad üksused järgmisel nädalal uuesti alustamiseks.

Siin on lühike meeldetuletus selle kohta, kuidas töödelda oma GTD postkasti:

Järgmine toiming

See on ka üsna iseenesest mõistetav. Kui tuvastan, et midagi on järgmine toiming, lisan selle järgmiste toimingute loendisse ja vajadusel lisan kirjeldusse kontekstimärgise, prioriteedimärgise ja lisateabe.

Kalender

Kui kellelgi on kindel tähtpäev, teisaldan selle kalendriloendisse. Seadsin kalendrikirjetega tegelemiseks kaks erinevat kuupäevavälja. Esimene neist on üsna ilmne - see on kuupäevaväli teatud päeval tehtavate ülesannete jaoks - st ülesannete jaoks, mis asuvad kalendri loendis. See on kuupäev, mille valin oma Zenkiti kalendri avamiseks, ning sünkroonin selle kuupäeva välja ka oma Google'i kalendriga, et saaksin kiiresti juurde pääseda oma tööülesannetele.

Ootama…

Teist kuupäevavälja kasutatakse spetsiaalselt loendis „Ootan…” olevate üksuste jaoks, mis vajavad meeldetuletust. Panin kuupäeva, millal asi loendisse lisati, ja siis panin meeldetuletuse „2 päeva hiljem” (või mis iganes ajaperiood on sobiv), et jälgida asja, mida ma ootan.

Projektid

Meie õnneks on Zenkit projektijuhtimisel päris vinge. Iga kord, kui uuest asjast saab projekt, loon selle jaoks uue kollektsiooni ja lisan samanimelise eseme oma põhikollektsiooni projektide loendisse. Lisan projektiüksusesse lingi projektikollektsiooni, et saaksin sinna kiiresti liikuda, kui seda vaja on.

Nüüd, kui te arvustusi teete, peaksite teisaldama ülesande projektiloendist järgmiste toimingute loendisse. Ehkki saate seda teha Zenkiti funktsiooni „Teisalda üksust” abil, on minu jaoks pisut tüütu kolida esemeid oma projektikogudest ja põhikollektsiooni, kuna pigem näeksin kogu oma projekti ühes kohas. Kui ma pean üksuse lisama oma järgmiste toimingute loendisse, lisan sellele kontekstimärgise. Nii näen seda koos kõigi muude lemmikute loendis olevate järgmiste toimingutega.

Mulle meeldib hoida projektikogusid väga lihtsana. Pean seadistama sildid "tegema" ja "valmis" ning sildistama ülesanded kontekstimärgendiga, kui nad järgmisel kohal on. Kui projekt on lõpule viidud, arhiveerin kõik selles olevad üksused ja kustutan kogu. See on üks täiendav samm, mille oma arvustusele lisada, kuid leian, et see on kiirem kui iga asja liigutamine.

See on midagi, mida saate oma tööstiiliga kohandada. Võib-olla on esemete kolimine oma põhikollektsioonidesse teie jaoks mõttekas või hoiate projektid eraldi nagu mina.

Ühel päeval

Minu ükspäev nimekiri on veel üks eraldi kollektsioon. See on täis asju, mida tahaksin teha, kuid mis ei kuulu järgmiste toimingute loendisse.

Viited

Lõpuks olen loonud eraldi meeskonna, mille nimi on kujutlusvõimeline „Viited” ja kus hoian erinevaid kogusid asjade jaoks, millele pean viitama. Minu jaoks on enamus neist asjadest retseptid ja kasulikud artiklid / uurimistööd, mida ma tööks hoian.

Kontekstid

Minu lemmikute lisamine oli minu jaoks GTD-mängude vahetaja. Proovisin varem Zenkit GTD jaoks kasutada, kuid see oli üsna ebaõnnestunud, kuna sildi välja kasutamine oli selle sildiga esemete filtreerimine tülikas ja intuitiivne (ja tüütu teha poodides käies!) .

Siis arendasime välja lemmikud ja lambipirn läks välja. Eelistused on ideaalne viis kontekstide haldamiseks, kuna kõik üksused on juba mugavas loendis, millele on hõlpsasti juurde pääseda sõltumata sellest, kus te viibite.

Mul on ainult mõned lemmikute sildid: kontor, kodu ja liikvel. Ehkki sain lisada objektide ja inimeste jaoks kontekstimärgiseid, leian, et kuna mu telefon on mul ööpäevaringselt ööpäevaringselt, pole see tegelikult vajalik. Lisaks, kuigi lemmikute siltide lisamine energiataseme või prioriteedi jaoks oleks veel üks võimalus, eelistaksin neid märgistada siltidega ja jääda oma asukohapõhisesse konteksti lemmikute siltidega, kuna need on minu kõige olulisemad kontekstid. Asukohad on üksteist välistavad, kuid prioriteet sõltub asukohast (vähemalt minu jaoks), nii et ma ei näe seal eraldi nimekirja vajadust.

Nagu näete, on siin palju mänguruumi, nii et saate selle hõlpsalt enda jaoks muuta ja muuta minu süsteemi, et see sobiks teie eelistustega paremini.

Parandatavad valdkonnad

Nagu ma varem ütlesin, pole see süsteem veel 100% täiuslik. Seal on paar funktsiooni, mida sooviksin Zenkitile lisada, et muuta see sujuvamaks kogemuseks:

  • Nagu paljud kasutajad on märkinud, on peamine võitlus Zenkiti andmete kogumine! Seetõttu teeks selle palju lihtsamaks otsene e-posti teel integreerimine, brauseri laiendi / veebiklipi funktsionaalsus ning üldiselt rohkem ja parem integratsioon teiste rakenduste ja teenustega.
  • Lisaks muudaks elu palju lihtsamaks viis Zenkitile liikvel olles juurdepääsu saamiseks vidinate ja 3D-puutetugi abil Androidi ja iOS-i rakenduste kujul. (iOS on juba saadaval ja Android tuleb varsti!) UPDATE: nii Androidi kui ka iOS-i rakendused on saadaval ja võrdsustatud veebirakendusega. Lisateave meie Androidi väljalaske ja iOS-i versiooniuuenduse kohta.
  • Ja lõpuks, kuigi mulle meeldiks, kui saaksin ülesandeid teistele inimestele delegeerida, lisades nad liikmeks oma GTD põhikollektsiooni üksusesse, ei taha ma tõesti, et nad näeksid kõike minu ülesandeloendis ( kuna segan era- ja tööülesandeid). Üksikute esemete jagamise viis ilma kogu kollektsiooni jagamata lahendaks selle suurepäraselt.

Kuna töötan siin, võin teile siiski öelda, et need asjad on kõik teekaardil ja mõned tulevad varem, kui te arvate!

Loodan, et teile see tükk meeldis! Olen värskendanud meie GTD malli, et see vastaks kõigele, mida eespool kirjeldasin, et saaksite selle alla laadida ja kohe kasutama hakata.

Terviseks,

Siobhan ja Zenkiti meeskond

* GTD® ja Getting Things Done® on ettevõtte The David Allen Company registreeritud kaubamärgid ning seda artiklit ei toetata ega nendega mingil moel seotud.