Kuidas juhtida tõhusat ja kaasavat probleemilahendusseanssi

Saate seda teha isegi ilma viha ega kaitseta, luban.

Asjad lähevad valesti. Tuleb ette.

Vaatamata parimatele kavatsustele, vaatamata sellele, kui kõvasti kõigil tööd tehakse, vaatamata sellele, et teil on meeskonnas väga head inimesed, lähevad asjad valesti.

Garanteeritud.

Tegelikult, kui te arvate, et kõik plaanib, võib see olla esimene märk sellest, et nad tegelikult pole. Kontrollige järgmist:
1. Teie inimesed kardavad teile tõtt öelda või
2. Nad ütlevad sulle, aga sa ei kuula.
Kui mõni eelnimetatutest vastab teie olukorrale, lõpetage lugemine. See artikkel pole teie jaoks. Selle asemel, et saada kõige halvema stsenaariumi kirjeldus teelt, kuhu teid suunatakse, võtke vastu John Carreyrou filmi “Halb veri” koopia, mis sisaldab tema üksikasjalikku ülevaadet Theranose taga peituvatest valedest ja pettustest.

Kuid isegi kui olete oma meeskonda õigesti venitanud ja isegi kui teil on olnud usalduslikud ja avatud suhted nendega ning isegi kui nad on kihlunud ja volitatud, lähevad asjad ikkagi aeg-ajalt rööpast välja.

Õnneks ei määratle meie vead enamasti meid. See, kuidas me neilt taastuda saame. Teie edu juhina määratleb see, kuidas reageerite tagasilöökidele, mitte kuidas neid vältida.

Nii on midagi valesti läinud. Analüüs on tuvastanud tõsise disainivea. Esmane tarnija on osutunud võimetuks. Suur klient on rahul teenusega, mida nad saavad. Igal juhul peate selle parandamiseks meeskonna kokku võtma.

Selle seansi hõlbustamine võib olla otsustav tegur, kas taastate või mitte. Tead juba paremini kui konverentsilauale naelutada ja nõuda, et kõik töötaksid õhtuti ja nädalavahetustel, kuni olukord lahendatakse. Tead parem kui osutada sõrmedele või leida patuoinas. Teate isegi paremini, kui panna omale müts ja proovida probleem ise lahendada - see peab olema meeskonna pingutus.

Mida sa selle asemel teed? Siin on viis sammu, mis kaasavad ja annavad meeskonnale lahenduse leidmise võimaluse.

1. samm. Tehke oma kavatsused teada.

Selle kohtumise eesmärk ei saa olla üllatus, seega andke kõigile enne tähtaega teada. Inimesed on juba probleemiga kursis ja täidavad tühjad ise, kui te ei esita konteksti.

"Ta tahab aru saada, kes jama ajas."
Või veel hullem:
"Huvitav, kes ta vallandama hakkab."

Suunake see möödasõidul, olles oma kavatsuste osas täiesti selge. Lisage kalendrikutsesse midagi sellist:

Nagu te kõik teate, avastasime hiljuti probleemi seoses XXXX-iga. Tahaksin meid kokku viia, et asuda lahenduse nimel tööd tegema. Kui see on selge, siis EI OLE see näpuga näitamine ega süü tuvastamine. See tähendab koostööd järgmiste lahenduse leidmise sammude kindlaksmääramisel. Vigu juhtub. Olulisem on see, kuidas me toibume, ja teeme seda koos.

Kuna paljud inimesed ei loe kalendrikutsete teksti, saatke see kõigepealt kutsututele meilisõnumiga. Seejärel kopeerige ja kleepige see kalendrikutsele. Koosoleku alguses pange samm ette, korrates neid kavatsusi. Koosoleku eesmärgi selgeks saamine aitab meeskonnal olla olukorra aruteluks avatum.

2. samm. Ole täielikult kohal.

Kui vähegi võimalik, jätke kogu elektroonika oma laua taha. Konverentsiruumis pole sülearvutit, tahvelarvutit ega telefoni. Tehke märkmeid vanamoodsalt - pliiatsi ja paberiga. Kui teil on vaja elektrooniliselt salvestatud märkmeid, tehke neist hiljem pilt ja jagage need meeskonnale.

Allikas

Kui peate kindlasti seadmega märkmeid tegema, projitseerige need koosolekusaali ekraanile, et kõik saaksid seda näha. Selle arutelu hõlbustamisel ei saa olla küsimust, kus teie pea asub, ja koosolekul ei saa olla küsimust, mida teete oma elektroonikaga.

See lisab sessioonil osalemist, kuna teie meeskond järgib teie juhiseid. Võite seda isegi kohtumise alguses selgeks teha:

See pole tüüpiline olekuvärskenduskoosolek ja soovin, et kõik osaleksid täielikult. Olen jätnud sülearvuti ja mobiiltelefoni laua taha ning loodan, et hoiate ära ka nende asjade tähelepanu juhtimise. Elektroonika kontrollimiseks teeme iga 30–45 minuti tagant pause, nii et saate olla kindel, et pole perekondlikke hädaolukordi, kus peate osalema.

3. samm. Keskenduge tulevikku suunatud küsimuste esitamisele.

Olete juba lubanud, et selle sessiooni eesmärk on keskenduda tulevikule. Keskenduda sellele, kuidas vigadest taastuda, mitte veale endale. Selles etapis täidate seda lubadust.

Nii keeruline kui see ka ei pruugi olla, peate vältima "tahapoole suunatud" küsimuste esitamist. Küsimused, mis üritavad jõuda valesti läinud algpõhjuseni või mis üritavad viga leida. Küsimused nagu:

Miks me selle otsuse tegime?
Kuidas me selle analüüsi valesti saime?
Kes ütles, et peaksime seda tegema nii?

Ükskõik kui õrnalt või viisakalt neid küsimusi esitate, on tulemus sama. Kaitsevõime. Inimestel on tehtud vigadele väga head põhjused. Ja kui nende kohta küsida, kuulete kõiki neid väga mõjuvaid põhjuseid. Kas sa ei usu mind? Mõelge viimasele tehtud veale. Kas kruvisite sihilikult?

Kui teie inimesed on hõivatud oma varasema käitumise õigustamisega, ei mõtle nad tulevikulahenduste pakkumise peale. Nad on lihtsalt kaitsemas ja saavad kergesti laskuda reageerima pigem emotsionaalselt kui ratsionaalselt.

Selle asemel küsige tulevikku suunatud küsimusi, mis panevad kõik keskenduma probleemi lahendamisele. Küsimused nagu:

Mida peaksime järgmisena tegema?
Kuidas me saame teada, millal see probleem lahendatakse?
Milline on esimene toiming, mida peaksime sellest koosolekust lahkudes võtma?
Mida me hakkame tegema? Millal?

Soovite, et kõik mõtleksid probleemi lahendamisel võimalikult hästi, ei reageeriks emotsionaalselt ega saa mineviku suhtes kaitset. Teie kasutatavad sõnad ja küsitavad küsimused mõjutavad seda suuresti.

4. samm. Kaasake kõik.

Allikas

Juhendajana on teie üks peamisi kohustusi tagada, et kõigil kohalolijatel oleks võimalus oma panus anda. Pane tähele. Kes osaleb arutelus? Keda pole?

Veel parem, kes soovib osaleda, kuid ei saa võimalust?

Neil sessioonidel on vaja parimat mõtlemist ja ideid, mitte ainult kõige valjemat häält. Mõned parimad ideed tulevad tõepoolest ruumis olevatelt isiksustelt, kes kipuvad kõige kiiremini ja valjemini rääkima, kuid mitte kõik neist. Veenduge, et annate ruumi kõigile kaasa rääkida.

Kui oskate tähelepanu pöörata, saate öelda. Silma sattumine või kehakeele muutumine on mõnikord kõik, mida märkate, kuid tehke sellele tähelepanu. Uus tüüp nurgas? Ta on algusest peale vaikne olnud, kuid kriitilisel otsustamisel kaldub ta pisut ette ja vaatab teile otsa. See on sinu võimalus. Küsi talt, mis tal meeles on.

Kui leidub keegi, kellest soovite midagi kuulda, kuid te pole seda teinud, proovige teda pisut noogutada.

Jane, ma tean, et teil on siin mõtteid, nii et enne selle teema lahkumist tahan veenduda, et kuuleme sinust.

Lase siis teistel rääkida. Sa oled sõnumi saatnud. Kontrollige Jane'iga korrapäraselt silmsidet, et näha, kas ta on valmis rääkima. Olete andnud talle pead ja aega sõnastada, mida ta kavatseb öelda. Kui ta on valmis, jagab ta ära.

5. samm. Ärge mõistke kohut. Isegi mitte vähe.

Teie kohalolijad on ärevil. Hoolimata sellest, kui hästi olete tooni seadnud, on endiselt püsivaid kahtlusi. Te tahate lihtsalt aru saada, kes selle lahti keeras, kas pole?

Foto autor Diego PH saidil Unsplash

Iga ruumis viibijatele saadetav sõnum peab näitama, et olete huvitatud ainult sellest, kuidas edasi liikuda. Iga teie kasutatav sõna, iga väljendatud emotsioon, iga tehtud nägu. Nii et olge hüper ise teadlik.

Kui keegi ideed jagab, tunnistage seda. Tänan neid. Ärge süvenege, isegi kui see on lihtsalt nägu, mille teete, kui mõtlete kõvasti. Ärge vaielge selle idee üle ega tule välja selle puudustele. Ärge öelge: "Oleme seda juba varem proovinud ja see ei töötanud."

Ole positiivne.

Teie eesmärk sellel sessioonil on osalemine ja ideede hankimine. Teie eesmärk EI veenda kõiki veenma, et olete järgmine Elon Musk. Sa ei ole. Kui teil oleks geniaalne lahendus, poleks teil selle seansi algust vaja olnud.

Olge avatud, kuulake ja hõlbustage arutelu. Teid hämmastab, kui hea võib teie meeskond olla, kui nad ei ole kaitsvad ega ole liiga hõivatud enda kaitsmise eest. Ja nad on täielikult lahendusesse ostetud, sest nad lõid selle. Kui grupp on asunud teele, astuge tagasi ja jälgige, kuidas võlu toimub.