Kuidas asendada 100% oma meeskonna sisemistest meilidest Twist'iga

Me teame, et see on võimalik, sest me tegime seda. Siit saate teada, kuidas ...

Meeskonnasisese kommunikatsiooni uuring leidis, et kuigi 60% töötajatest saadab meili vähemalt kord nädalas, näevad 80% kõigist töötajatest e-kirjade ülekoormamist oma meeskonna probleemina.

Kuid meeskonnad peavad e-posti aadressil kinni samal põhjusel, et inimesed peavad kinni halvast harjumusest - vaatamata puudustele oleme sellega harjunud. Muudatuste tegemine tundub kohutavalt palju tööd. Parem kurat sa tead ...

Doisti juures oli meie eesmärk lõpetada e-posti kasutamine sisesuhtluseks. Täiesti. Inimeste postkastidesse oli paigutatud oluline teave. Võtmevestlusi ei olnud lihtne jagada. See läks aina hullemaks, kui meie meeskond (ja meilide arv) kasvas.

Slacki proovides leidsime, et grupivestlus täiendas meilisõnumeid, mitte ei asendanud neid. Vajasime endiselt kohta, kus pidada pikemaajalisi arutelusid konkreetsetel teemadel, kus vestluste vool ei hävitaks põhiteavet. Kavandasime Twisti, et hõlmata meeskonnavestluste parimad küljed - läbipaistvad, otsitavad vestlused - ja parimad meilisõnumid - teemakohased vestlused, mis võimaldavad aeglasemaid ja läbimõeldumaid vestlusi.

Täna saadab meie 52 inimesest koosnev meeskond üle maailma sisemisi e-kirju. Kui teie meeskond mõtleb Twistile üle minemise kohta, siis siin on mõned näpunäited, kuidas aidata oma meeskonnal e-posti aadressilt üle minna:

Oluline teave, mida jagada? Alustage lõime

Iga kord, kui leiate, et jõuate meilisõnumi koostamise nupu poole, alustage selle asemel keermega lõime. Nagu e-kirjad, võimaldavad ka niidid pikemat läbimõeldud kommentaari konkreetse teema kohta, kuid selle asemel, et lukustada postkasti, korraldatakse need avalikes kanalites, mida igaüks saab sirvida ja otsida. Siin on mõned viisid, kuidas saate lõime oma meeskonna jaoks kasutada:

Tehke otsused läbipaistvaks

Suurendage usaldust, hoides olulised arutelud organiseeritult ja kogu meeskonnale kättesaadavana. Näiteks võite luua kanali „Strateegia”, alustada oma missiooni kirjeldust ja teavitada oma meeskonna juhte. Nad saavad lõimele vastata oma ajakava järgi ja seda lõiku on hiljem kerge leida. Parim külg on see, et iga meeskonnaliige saab sirvida kanali lõimeid ja jõuda aruteluni. See loob kogu meeskonnale avatuse ja aususe tooni ning tagab, et oluline teave on kõigile kättesaadav.

Doist Heads on koht, kuhu meie meeskond viib, arutades kõrgetasemelisi otsuseid. Iga Doister saab arutellu kaasa aidata.

Läbipaistvus toimib mõlemal viisil - juhid saavad külastada projekti- ja meeskonna kanaleid, et olla otse meeskondade ja nende tööga ühenduses.

Meie tegevjuht registreerib meeskonna armee.

Korraldage olulised dokumendid kanalites

Kas olete kunagi pidanud pool aastat tagasi leidma e-kirja manuse? Pärast aju raputamist: „Kes selle saatis? Mis oli teema? Millal see täpselt oli? ”, Loobute te. Üks uuring leidis, et õige teabe leidmiseks kulub töötajatel kuni 8 otsingut.

Funktsioonis Twist saate olulised dokumendid hõlpsasti juurdepääsetavaks luua, luues kanali - näiteks #Admin - ja luua iga põhidokumendi jaoks uued lõimed, näiteks palgafond, personaliosakond, rajatised, kulude aruandlus jne. Seejärel saavad inimesed dokumente alla laadida ja ka küsida küsimused ja saate vastused lõimesse, moodustades loomuliku KKK.

Aja möödudes ja oluliste dokumentide õhupallide arvu korral saate otsida Twisti kanalist märksõnade, autori ja kuupäeva järgi, et leida täpselt seda, mida vajate päevade, nädalate ja isegi aastate pärast.

Leidke see kuluvorm, mida te alati valesti paigutate - ja esitage samas kohas küsimusi.

Jagage iganädalasi värskendusi

Kasutage rakendust Twist, et jagada iganädalasi arenguvärskendusi ja hoida oma meeskonda samal lehel. Meil on kanal #Doist Snippets, kus alustame uusi niite, et jagada eelmisel nädalal saavutatut ja eelseisva jaoks pakki. On julgustav, kui teie meeskonnakaaslased saavad teie edusammud üle vaadata ja lühikese reageerimise emotikoni jätta, selle asemel, et tunnete, nagu karjuksite meilis tühjaks.

Igal nädalal oma tööst katkendite postitamise kaudu oleme ühenduses oma meeskonnakaaslastega ja saame oma tuge pakkuda.

Saatke oma (palju) e-posti teateid otse Twistile

Üks müügijuht, kes kasutab nüüd Twisti, edastas töökaaslastele iga päev 40+ müügipäringu e-kirja. Ei ole lõbus. Nüüd edastab ta uusi plii-e-kirju automaatselt, kui Twist on lõimitud #New kliendi kanalil. Kui ta on Twistis, saab ta vajalikest meeskonnakaaslastest teada anda ja kõik saavad järgmiste toimingute tegemiseks kommentaare anda.

Saate luua reegleid teatud kriteeriumidele vastavate e-kirjade automaatseks edastamiseks või luua hõlpsasti Zapieri integreerimise (või Zap), et saata kõigi oma müük@xyzsales.com e-kirjade koopiad teie valitud Twist-kanalile.

Pärast juhtmeili edastamist Twistile saab müügimeeskond arutada, kuidas midagi ette võtta.

Siin on veel mõned viisid, kuidas Twisti abil oma e-posti teel teavituste koormust vähendada:

  • Vähendage Google Doci e-posti teavitusi, kasutades funktsiooni Zap, mis postitab lõime kommentaari iga kord, kui keegi dokumenti värskendab.
  • Kui saate oma e-kaubanduse tööriistas makse või tellimuse, saab Twist automaatselt lõime käivitada, kasutades rakendusi Zaps for QuickBooks, Xero ja Stripe.
  • Laske Twisti automaatselt ja värskendatud tugipiletid automaatselt postitada. Vaadake neid Zappe, mis ühendavad Twisti Zendeski või lauaga.

Avastage rohkem võimalusi oma e-posti postkasti lihtsustamiseks, ühendades oma rakendused Zapieri abil Twistiga. (Kui kasutate Todoisti, saate oma ülesande- ja projektiteatised automaatselt voogesitada ka Twisti.)

Tehke e-posti asemel Twistis koostööd väliste kaastöötajatega

Koostöö väliste agentuuride, töövõtjate ja vabakutselistega võib olla tohutu valu. See on veelgi raskem, kui teie ainus kontaktpunkt on üks e-posti teema, millel on kümmekond erinevat sidusrühma.

Selle asemel kutsuge väliste koostööpartnerite Twistisse külalisi. Külaline pääseb juurde ainult nendele kanalitele, millele pääsete juurde. See on nagu kellegi toomine teie kabinetti, töölaua andmine ja töötajatel konkreetse projekti kallal töötamise võimaldamine. Nad saavad esitada küsimusi, postitada värskendusi ja saada tagasisidet ühes organiseeritud kohas, kuhu ülejäänud teie meeskonnal on juurdepääs.

Meie meeskond saab vaadata välise tootmistiimi uusimaid videolõike otse Twistis.

Mõned näpunäited, et meeskond ei raugeks

Inimesed ei muuda oma harjumusi üleöö ja terve meeskonna kaasamine uuele tööriistale on kindlasti keeruline. Siin on mõned kiired näpunäited ülemineku hõlbustamiseks:

E-kirjade edastamine Twistile

Kuni teie meeskond pole Twistiga harjunud, hakkavad meilivestlused hüppama. Kui see juhtub, saate e-kirju edastada Twistile uute lõimede või kommentaaridena ja seal vestlust jätkata.

Tehke lõimed ja kommentaarid loetavaks

Twistis postitades ja sellele vastates kasutage postituse vormindamiseks märgistust, et seda oleks kerge lugeda. Soovitame päiste jaoks kasutada rasvases kirjas, loendite jaoks täpitähti ja ka hüperlinke.

Hoidke Twist korras

Korraldage oma kanalid ja niidid meeskonnale arusaadaval viisil. Alustage kanalite rühmitamisega meeskonna, projekti või teema järgi. Saate kanalite nimesid alati muuta ja niite hiljem erinevatele kanalitele teisaldada. Veenduge, et teie meeskond mõistab teie kanalite nimetamisstruktuuri, et nad leiaksid hõlpsalt vajalikku teavet.

Pidage e-kirjadeta nädal

Kui soovite tõesti inimesi e-posti aadressilt vabastada, käivitage Twist e-posti kasutamise nädalaga. Kutsu oma meeskonda üles alustama jututeema igal ajal, kui nad leiavad, et nad saadavad töökaaslasele meilisõnumeid. Üks Twisti administraator lakkas lihtsalt vastamast oma meeskonna e-kirjadele ja oli kõik harjunud nädala jooksul Twistisse jõudma.

Teie meeskonnaga koos töötamiseks pole ühtegi õiget viisi. Teie jaoks ainulaadsete töövoogude jaoks sobiva viisi leidmiseks on ülioluline katsetada uute tööriistadega. Lisateavet selle kohta, kuidas Twist oma meeskonna heaks tööle panna, minge Twisti abikeskuse jaotisse Alustamine.

Kas te ei kasuta veel Twisti? Aidake oma meeskonnal rahulikumalt ja organiseeritumalt koostööd teha, proovides seda nii kaua, kui soovite, tasuta.

Neil Vidyarthi kaalub, kuidas e-kirjadele reageerida, kasutades ainult emotikone.

Lisateavet selle kohta, kuidas meeskonnatööd rahulikumaks ja organiseeritumaks muuta: