Kuidas hõlbustada kohtumisi nagu inimene

Selle postituse autor on meie teadus- ja arendustegevuse osakonna vanem programmijuht Bernard Ferguson ning see avaldati ka Atlassiani ajaveebis.

Osav kohtumiste nõustaja võib saada rühma, kus arutada, arutada ja ennekõike palju asju otsustada liiga palju aega. Probleem on selles, et enamikul meeskondadel pole pühendunud programmijuhte ega vilgas treenerit, kes selle rolli sisse astuks ja täidaks. Nii et kui moodne töökoht muutub aina tihedamaks koostööks, on üha olulisem, et kõik meeskonna liikmed teaksid, kuidas kohtumisi hõlbustada.

Kuid kogemuste puudumine hõlbustamisest ja hirm, et neid karmilt hinnatakse, võib isegi kõige enesekindlama näoga inimese eemale peletada. Olen seda aastaid teinud ja kahtlused hiilivad endiselt. Mis saab siis, kui tempo on liiga kiire või liiga aeglane? Kas päevakord on õigel tasemel? Kuidas ruumi vibratsioon muutub, kui ma topeltklõpsan ebamugavale tõele, mis tõuseb? Kas ma saan ruumis paratamatult tugeva isiksuse nuputama ja kaaslasi kuulama? Sheesh. Nii palju x-tegureid, et silma peal hoida.

Hea uudis on see, et kohtumise hõlbustamine on lihtsalt oskus, mida peate harjutama. Siin on mõned näpunäited ja näpunäited, mis suurendavad teie enesekindlust ja aitavad teil oma karbonaadid üles ehitada ja hirmud vallutada.

Lisage see lugu järjehoidjate hulka, et saaksite selle kiiresti üle vaadata järgmisel korral, kui kavatsete koosolekut hõlbustada.

Sulgege avamiseks

Inimesed tegelevad palju rohkem aruteludega, kui nad ei vallanda meili ega kontrolli Facebooki. Seetõttu kasutage karmi lähenemisviisi ja paluge kõik sülearvutid, tahvelarvutid ja telefonid välja lülitada - eriti kui aitate kaasa tagasiulatuvale või muule koosolekule, mille ümber toimub aktiivne kuulamine ja jagamine. Ainus erand on koosoleku kirjutaja, kes saab oma valitud seadme märkmete tegemiseks loa. Ärge alustage koosolekut enne, kui kõik on häälestatud ja valmis panustama.

Kui keegi nõuab, et nad peavad koosoleku ajal midagi muud vaeva nägema, siis andke talle luba ruumist lahkuda ja minna seda tööd tegema. Neil on niikuinii lihtsam inimesi häirimata tõmmata.

Kasutage pliiatsi jõudu

Mõnikord on ruumis “kuulsus”: tugev isiksus, tugeva arvamusega, keda teised grupi inimesed austavad. Nad võivad arutelus domineerida (tavaliselt seda kavatsemata) või isegi häirida seda oma päevakava koostades.

Andke neile pastapliiats ja paluge neil vastutada ideede tabloole jäädvustamise eest. See mitte ainult ei muuda neid sisuliselt kuulamiseks (st loob teistele rääkimisruumi), vaid väldib ka stsenaariumi, kus nad istuvad ruumi tagaosas, tuhistades nende enda ideed. Ei mingeid hallereid, palun.

Kui nad on tõsiseltvõetavad või tunnevad sessiooni eriti tugevalt, siis jagage päevakava ja eesmärki ette, et saaksite enne kohtumist nende panuse saada. Aidake neil siseneda valmis andma konstruktiivne panus.

Tegutsege küsimustes

Juhendajana pole kõigi vastuste leidmine teie ülesanne. Teie ülesanne on aga viia grupp vastustele. See tähendab, et esitada tuleb õigel ajal õiged küsimused. Kui need on hästi tehtud, seavad teravad küsimused kahtluse alla eeldused, mis võivad takistada neil jõudmast sellele hetkele.

Isegi kui arvate, et teil on The Answer ™, pidage vastu kiusatusele seda pakkuda. Selle asemel küsige juhtivküsimusi, mis suunavad rühma vastama (see on mõttekam, kui nad jõuavad ise selle järelduseni). Siin on mõned vanad üldised lemmikud, mida saate kohandada:

  • Kas saate selles küsimuses laieneda?
  • Kas see vestlus viib meid soovitud suunas?
  • Teie viimane punkt intrigeerib mind, kuid tundub, et see on intuitiivne - millises kontekstis võiksite seda kohaldamist näha?
  • Kuidas te selle kokku võtaksite?
  • Kuidas see välja näeks?
  • Kuidas see sind tunneb?
  • Miks?
  • Kuidas te sellisel juhul edu mõõdaksite?

Muidugi nõuab õigete küsimuste esitamine, et kuulaksite tähelepanelikult. Andke rühmale ruumi kiiresti läbi tulevate ideede läbisaamiseks ja pöörake tähelepanu nende öeldule, et teaksite, millised küsimused panevad neid sügavamale mõtlema. Kuid üldiselt hoiduge sellest arutelust eemal, kuni see kustub või hakkab ringides minema.

Loe tuba

Häälestage ruumi energiasse ja otsige visuaalseid järjekordi nagu kehakeel. Kas inimesed pettuvad pettumuses? Kas rahulolematust või lahkarvamusi on palju? Need on märgid, millesse peate sekkuma. Samuti on sobilik ruumis valitsevat sentimenti hinnata, kui lihtsalt küsida: kas see kõlab? Kas tunneme end tehtud edusammudega rahul?

Keskendumine rühma emotsionaalsele seisundile aitab teil mõista, kas nad on kihlatud või lahutatud. Ja kui grupp on lahti ühendatud, on aeg teil hüpata sisse ja juhtida nad alternatiivsele teele.

Teie energeetilise radari kalibreerimine võtab aega ja saate üks või kaks korda valesti. Mõtlik ja tähelepanelik olemine on esimesed sammud.

Keskenduge tulemustele

Igal seansil, mida te hõlbustate, peab olema selge lõpp-punkt: eesmärk, mida soovite saavutada, või otsus teha. Veenduge, et teie päevakava hõlmaks seda, et osalejad teaksid, miks nad seal on, ja (mis kõige tähtsam), mida oleks vaja kohtumise varaseks lõpetamiseks.

Tasub eesmärki korrata ka kohtumise alguses. Kuule küll, võiksite selle isegi tahvlile kirjutada, et see toimiks arutelul piirdena - eriti kui teil on ruumis tõenäoliselt eemaldajaid. Kui arutelu suundub küüliku auku, saate rühma tagasi tõmmata, tuletades neile meelde koosoleku eesmärki.

Teemavälistest ideedest rääkimine ...

Loo parkimisplats

Kui ilmub mõni idee, mis pole väärtuslik, otstarbekas luua „parkimisplats“ ja kirjutada see üles (tavaliselt tahvlile või koosoleku märkmetele). Sest täna on kõik selle kohtumise eesmärgi naelutamine.

Teadmine, et nende mõtted ei ole eetrisse igaveseks kadunud, aitab inimestel keskenduda tulemusele, mille poole püüdlete.

Tunnetage oma publikut

Mõelge oma osalejate isiksuse tüüpidele ja proovige panna kõik ühtlaselt (enam-vähem) arutellu panustama. Grupi vaiksed inimesed ei pruugi iseenesest häbelikud olla. Tegelikult oleks neil võimaluse korral palju öelda. Teie ülesandeks on aidata neil kõneainet jätta.

Veteranide juhendaja võib isegi ruumi sisenedes inimesi jälgida, märkides vaimselt, kes nad istuvad kõrval või keda nad väldivad. On hea kasutada oma otsustusvõimet ja korraldada toolid ümber (või kes istub kus), kui see aitab kõigis parimat esile tuua.

Samuti mõistke, kellel on teie tehtud otsuste osas lõplik sõna, ja kasutage neid kui takistust, kui grupp ei jõua üksmeelele. See inimene võib olla eriti kasulik, kui otsustatakse, kellele kuulub järelmeetmeid.

Löö oma jalad

Ärge lööge neid füüsiliselt - see oleks haiget teinud. Ma mõtlen püsti tõusta, koguneda tahvli ümber ja tuua tuppa natuke dünaamilist energiat. Lõppude lõpuks pole see ÜRO Peaassamblee. (Kui te tegelikult ei tööta ÜRO-s. Sel juhul on teil hea.)

Üks mulle meeldiv surnud lihtsustamisviis, mis seisneb selles, et inimesed kirjutavad oma mõtted kleepuvatele märkmetele, kõnnivad siis toa ette ja postitavad neile tahvli või lihuniku paberi. Kui kõik on ideed postitanud, pöörduge ees, et neid ideid rühmale tutvustada. Toimib suurepäraselt probleemide lahendamisel või ajurünnakuga maitsestatud sessioonidel, näiteks mõttekaardistamine või eelkuvas.

Muuseas, kui kohviga siduda, on tahvel teadmiste töötaja tööriistakomplekti kõige uuenduslikum vahend. Tõsiselt!

See ei käi teie kohta

Mina olen teie klassikaline kõneleja. Nii et seansi juhtimiseks grupi ees seismine pole just venitus. (Tegelikult kui ma õppisin koosolekuid hõlbustama, oli kõige raskem see, et ma pidin end kinni panema, et ülejäänud grupp saaks sõna võtta.)

Tõhusaks kohtumiste vahendajaks olemine, samal ajal koosolekul osalejaks olemine on peaaegu võimatu - te ei saa olla samaaegselt emcee ja esineja. Võtke omaks juhendaja roll aja juhtimisel, osalemise julgustamisel ja mahlakate küsimuste esitamisel. Las teised grupi inimesed oleksid saate staarid.

Liigutage oma päevakava nii, et erinevatel inimestel oleks võimalusi arutelu osa juhtida. See võimaldab teil taustal vajuda, rühma jälgida ja keskenduda rühma juhtimisele selle tulemuse või otsuse poole.

Jooksvad koosolekud ja töötoad on alguses kohmakad ja teete mõned vead. See on okei! Te ei pea olema ässatreener, et säästa oma meeskonna nädalaid väärt aega rataste keerutamiseks.

Teie oskused paranevad koos praktikaga. Nii et teate, mis edasi saab, eks? Minge välja ja hakake harjutama!

Kui leidsite, et see lugu on kasulik, andke sellele täht ❤ ja jälgige Lõhnad nagu meeskonnavaim - et muuta meeskonnatöö paremaks, üks lugu korraga.