Kuidas võita häiringute häiringud ja oma tootlikkust kahekordistada märkmete abil

unsplash.com

Olen ülesannetele orienteeritud inimene. Mulle meeldib asju korda ajada ja näen, kuidas ma need ka korda saan. Mul õitseb produktiivsuse tunne. Mõistsin oma karjääri alguses, et pean tegema mingit tööd, mis võimaldab mul näha oma töö tulemust (seega kirjutada ja rääkida).

Olen ka, nagu paljud ambitsioonikad inimesed, keegi, kellel on mitu triikrauda tules. Mõned asjad, mille kallal töötan, on arvete tasumise ja selle nädala täitmise asjad. Teised on mitmeaastased pikaajalised projektid, mis nõuavad igapäevast ja iganädalast tähelepanu ja keskendumist, et vilja saada ja mitte ainult eetris istuda.

Mitmed minu kliendid on ka ülesandele orienteeritud ja ambitsioonikad inimesed. Samuti meeldib neile kontrollida ülesandeloenditest eemal olevaid asju ja tunda end kiirelt ja tõhusalt töötades täidetuna.

Kuid ülesandeloendid on ainult nii väärtuslikud. Need töötavad ainult siis, kui saate kõige tähtsamad asjad tehtud (meenutan üht joont fantastilises raamatus Organiseeri homme täna, et produktiivsed inimesed ei jõua kõike teha, vaid nad saavad lihtsalt kõige tähtsamad asjad tehtud). Sellest on abi ainult siis, kui teate, mis on kõige olulisemad asjad.

Minu ja teiste, kellega pidevalt töötan, teemaga püüan kindlaks teha, mis on kõige olulisem ja millele keskenduda täna, võrreldes selle nädala hilisema versus selle kuu hilisema versus selle aasta hilisemaga. Aastate jooksul olen välja töötanud mõned isiklikud süsteemid, mida kasutan oma väljundi maksimeerimiseks ja veendumaks, et ma ei satu pisiasjadesse. Õpetan neid vajaduse korral (st mõned minu kliendid on väga analüüsile orienteeritud ja on sattunud liiga palju uuringuid tegema ega tegutsema), seega võin neile soovitada teistsugust lähenemisviisi kui see, mis sobib minu jaoks, keegi, kes kipub tegutse liiga kiiresti). Igasuguse hea-to-do-süsteemi eesmärk on hoida end kursis, samal ajal end kurnamata.

Töövood, mitte ülesandeloendid

Üks olulisemaid õppetunde, mille ma viimastel aastatel valisin, oli Isaac Morehouse'ilt, kes õpetas mind mõistma nii oma kalendrit kui ka e-posti postkasti kui töövoogu, mitte kui midagi, mida tuleks kontrollida. Minu e-postkastide haldamisega pidi see tegelema saabunud e-kirjadega ja nägema neid üksustena, mis aitavad dikteerida, kuidas teie tööd päevaks hallatakse. Saate postkasti nullist pääseda iga päeva lõpuks, kui kõik, mis sisse tuleb, on oluline.

Minu kalendri kavandamisel tähendas see tegelikult kalendrifunktsiooni kasutamist, et hoida end kursis ja eksportida oma aju nii palju kui võimalik. Meil on iga päev piiratud arv tahtejõudu ja selle piiratud tahtejõu kasutamine sellistes küsimustes nagu „mida ma peaksin oma ajaga tegema?“ Eemaldab selle olulisematest otsustest, nagu „kuidas ma peaksin selle kokkuleppe üle läbi rääkima?“ Või „ kuidas ma peaksin seda rida redigeerima? ”Sellepärast toetun nii palju kui võimalik e-posti skriptidele - see võtab tahtejõu välja.

Ja Google Calendar teeb seda hästi. Lõpetate mõne töö varakult ja te ei pea mõtlema, mida ma saan oma ajaga edasi teha? Te lähete lihtsalt kalendrit kontrollima.

Google'i kalendri kasutamine võimalikult suure tööaja planeerimiseks on minu esimene soovitus kellelegi, kes pingutab produktiivsuse nimel.

Isegi sellel on oma piirid. Kui teil pole kahe kuvariga seadistust, ei saa Google'i kalendrit igal hetkel teie ees olla. Mõned inimesed väldivad isegi kalendri vaatamist, sest see katab neid kõigega, mida nad peavad tegema. Ja kui olete minusugune ülesannetele orienteeritud inimene, ei saa te päeval rahulolevalt asju kontrollida.

Seadke endale produktiivsus

Ükskõik, mida kasutatav tootlikkuse süsteem peaks tingima, et kasutate seda edasi. Te peaksite saama mingisuguse tasu edu eest ja mingi karistuse ebaõnnestumise eest. Olete päeva lõpus loom ja lõpuks töötavad teie jaoks samad süsteemid, mis töötavad nii koerte, homaaride kui ka delfiinide jaoks.

Eksperdid teavad seda produktiivsusevastases maailmas. Facebook, Twitter, Google ja kümned teised mitme miljardi dollari väärtuses ettevõtted kulutavad veoautodele raha ja rendivad eksperte täis hooneid, et kasutada seda fakti teie tootlikkuse vastu. Nad teavad, et teate punane ruut või sinine number, mis näitab, kui paljud inimesed teile tähelepanu pööravad, vabastab teie ajus dopamiini. Nad teavad, et kui teile seda piisavalt näidata ja seostada naudinguga (see on põhjus, miks Facebook ei vabasta kunagi funktsiooni “ei meeldi” ... see tingiks inimeste vältimise nende teatistest), paneb teid sagedamini postitama, rohkem teatisi saatma ja rohkem rõõmu pakkuma.

Planeedi võimsamates korporatsioonides on tuhandeid inimesi, kes võistlevad iga päev teie tähelepanu pärast ja loodavad teid vähem produktiivseks muuta. Vähim, mida saate teha, on oma tootlikkuse süsteemide seadistamine nende vastu võitlemiseks.

Mis see teile sobib? Mis teile rõõmu pakub? Mis tundub hästi just selle nimel, et olete teinud?

Kui olete ülesandele orienteeritud inimene, kes väärtustab tootlikkust omaette, on loendist väljas olevate asjade füüsiline kontrollimine väga pikk. Miski ei tundu olevat parem kui päeva lõpuks jõudmine ja ülesandeloendi kahanemine. Miski ei tundu halvem kui päevale tagasi vaadata ja oma nimekirja pikemaks muuta.

Mõned inimesed ei ole ülesandele orienteeritud ja näevad, et asjad valmis saadaks kui vahendit eesmärgi saavutamiseks. Mõned minu kliendid asutavad ettevõtteid, et nad saaksid töötada kodust ja veeta aega koos lastega. Nende jaoks piisab, kui seostada asjade valmistamine laste kasvamise jälgimisega, et nad jälle õigele teele jõuaksid. Kui teete uuesti asjad tagasi, seostatakse korpusesse naasmise ja Office Space'i elamisega Johnny'i kasvamise ajal, et need uuesti teele saada.

Seadistage oma tootlikkuse mäng võitmiseks.

Kuidas kleepuvad märkmed mu päeva üle domineerisid

Keskkoolis õppides pidin küsitlema mitmeid inimesi selle kohta, millised olid nende arvates kõigi aegade parimad või mõjukamad leiutised. Küsisin oma bändiõpetajalt Dana Menserilt ja ta vastas tõsimeeli: “Pulk märgib”.

Olin segaduses ja arvasin, et ta teeb nalja. Sticky märkmed on toredad, kuid pole kõigi aegade parimad leiutised.

Olen nüüd temaga nõus.

Miks? Sest ma tean, kuidas ma mõtlen, ja tean, kuidas seadistada süsteeme, mis muudaksid mind produktiivseks ka siis, kui ma ei taha.

(Märkus siin: te ei pruugi olla nii ülesannetele orienteeritud kui mina, kuid kui te olete, võib see süsteem teie päeva muuta.)

Nagu enamik füüsilisest isikust ettevõtjaid, näen vaeva ka sellega, et keskendun konkreetsele ülesandele. Minu ajaga on nii palju asju, mida ma saan teha ja ma pean piirduma vaid käputäie tähtsamate ülesannetega, et olla kõige produktiivsem versioon.

Eisenhoweri maatriks aitab mul mõelda oma nädalale (ja mul on konkreetne viis oma nädala kavandamiseks, millest edaspidi ka edaspidi kirjutan) ja saadaolevate ülesannete komplektile, kuid vajasin siiski mõnda teed, et teele asuda. Tulekahjud tekivad lõpuks igapäevases töös. Kui te pole ettevaatlik, viskavad need tulekahjud teelt kõrvale.

Niisiis, edukaks tootmissüsteemiks on vaja teha mitmeid asju:

  1. Premeerige mind õnnestumise eest.
  2. Karista mind läbikukkumise eest.
  3. Aidake mul oma aju välja tellida ja töövoog seadistada.
  4. Kui ma ei taha töötada, siis on seda raske ignoreerida / varjata.

Lahenduseks on kleebistega töövoog minu laua kohal.

Süsteem on lihtne.

Esiteks panin paika kolm märkust, mis tähistas kellaaega. Pange tähele, et ma ei tee konkreetseid aegu, vaid pigem päeva piirkondi, nagu “Hommik”, “Pärastlõuna” ja “Õhtu”. See võimaldab mul arvestada tulekahjudega, mis puhkevad päeval ega muuda mind orjadeks plaaniväliste üksuste kellani.

Teiseks, enne magamaminekut istun ma oma töölaua taga ja konsulteerin oma Google'i kalendriga (ma ei teinud seda alguses ja jäin järgmisel päeval kohtumisest mööda ... igal ajal, kui loote uue töövoo süsteemi, veenduge, et integreeriksite selle vanasse!). Ma kirjutan kõik oma kohtumised või kalendrisse kantud esemed kleepuvatele märkmetele ja panen need vastavatesse päevaosadesse. Kui mul on kohvikoosolek kell 7:30 ja telefonikõne kell 10:30, kirjutan “Kohv w / nimi” ja “Helista w / nimi” ja paigutan kohviteate kõnekinnitusest vasakule.

Kolmandaks kirjutan päevaks välja oma kiireloomulised / olulised asjad. Need on asjad, mis tuleb sel päeval ära teha, et ma tunneksin, et see on õnnestunud. Minu jaoks on see sageli loometöö nagu kirjutamine või keskendunud töö nagu toimetamine. Plaanin selle päeva alguses, enne kui ülejäänud päeva võivad tulekahjud rööbastelt maha tõmmata.

Neljandaks kirjutan asjad, mida tahaksin sel päeval teha, ja täidan nendega tühja koha. Need võivad olla rahulikud esemed, näiteks lugemine või jõusaalis käimine. Plaanin nad ikkagi sisse, kuna ma ei taha muretseda: „millal ma täna jõusaali jõuan?” See on ajakavas. See juhtub pärast X-i, kuid enne Y-i. Sellesse kategooriasse panen ka ülesanded, mida eelmisel päeval ei tehtud. Need asendavad vaba aja veetmise esemeid, seega on mul motivatsioon mitte lasta asjadel kuhjata.

Viiendaks jagan suuremad ülesanded väiksemateks. Näiteks tahan täna teha suurema ettepaneku peal rea redigeerimise ja seal on kolm lõiku, mille pean peenehambulise kammiga läbi käima. Selle asemel, et kirjutada lihtsalt „Ridade redigeerimine”, mis jätab mul küsida: „kust ma alustan?”, Kirjutan kõik kolm jaotist üles ja panen need järjekorda, milles ma neile adresseeriksin.

Tähistage võidusid, tunnetage kaotusi

See süsteem, mis minu jaoks nii hästi tööle paneb, on see, et see on mulle töötamise ajal pidevalt nähtav (istun praegu selle ees) ja see võimaldab mul oma võite tähistada. Kui ülesanne on valmis, tõmban selle seina küljest lahti ja panen selle lõpule viidud tööde hunnikusse, mis jääb ka kogu päevaks nähtavaks.

Ehkki väike, on selle tegemise ajal saadud dopamiini väike hitt piisav, et paneksin seda loendis järgmise üksuse jaoks väga ootama.

Hoian eraldi seinaosa, kuhu esemed, mida ei tehta, kuhjavad. Kuna see seinaosa saab märkmeid täis, tunnen oma tootlikkuses vähem kindlustunnet ja hakkan mõtlema, kuidas saaksin kõik need asjad korda teha. See avaldab mulle tervislikku survet, et ma ei lase asjadel pragudest libiseda.

See süsteem hoiab mind keskendununa ja õigel teel. Kui ma tunnen, et tahaksin keskkonnas või Twitteris ringi vaadata, on mul värvilised noodid vahtinud mind ja sümboliseerivad mind, et saada uuesti teele. Rahulikud märkmed tuletavad mulle meelde, et vaba aeg tuleb õigel ajal õigel fookusel. Minu kohvikruusiga täidetud ülesanded tuletavad mulle meelde, kui tõhusalt olen juba päeval töötanud ja kuidas neid pidevalt täiendada. Peaaegu tunnen, et võistlen enda varasema versiooniga.

Mõelge töövoogudele ja sellele, mis tuleb ära teha, mitte sellele, et kõik tehtud saaks. Seadistage oma mängud võitmiseks.

See avaldati algselt saidil ZakSlayback.com.

See lugu on avaldatud keskmises suurimas ettevõtlusväljaandes The Startup, millele järgneb 292 582 inimest.

Liituge, et saada meie parimaid lugusid siit.