Kuidas HelpDeski luua SharePointi 2013/2016/2019 või Office 365 kaudu

Värskendus: meil on hea meel teatada, et andsime välja rakenduse HelpDesk kasutamiseks SharePointi jaoks. Seda saab paigaldada ja seadistada 15 minutiga.

Selles artiklis tahaksin näidata, kuidas luua HelpDesk saidil SharePoint Online või SharePoint 2013/2016/2019. Idee on lihtne. Tahan rakendada süsteemi, mis võimaldab protsessi igal poolel töötada oma tööriistadega.

See on üldine stsenaarium:

  1. Pileti algataja esitab piletid, saates e-kirja konkreetsesse postkasti.
  2. Kõik sellest postkastist pärit e-kirjad kopeeritakse SharePointi arutelutahvlite loendisse.
  3. Tugispetsialist töötab ainult SharePointi vestlusringide nimekirjaga, kus igal piletil on eraldi arutelu.
  4. Kõik vestluskogule esitatud kommentaarid saadetakse pileti algatajale e-posti teel.
  5. Nendele e-kirjadele on võimalik vastata ja kõik korduskord kopeeritakse vastavasse arutellu arutelulaual.

Nii töötab piletiandja e-posti kliendiga ja tugispetsialist töötab SharePointi veebiliidesega. Lõpuks saame midagi sellist:

Valisin SharePointi arutelulaua nimekirja malli, kuna see pakub kasutamiseks sõbralikku liidest. Ma muudan seda natuke, et kohandada HelpDeski süsteemi vajadusi. Pärast muudatusi näeb see välja järgmine:

Iga arutelu on pilet. Kõik pileti algataja ja tugispetsialisti vastused kuvati arutelu sees. Pileti näidis litsentsi kehtivuse lõppemise kohta on alloleval pildil:

Jagasin HelpDeski rakendamise kolmeks etapiks:

  1. Piletite nimekirja koostamine ja konfigureerimine.
  2. SharePoint Designeri töövoogude konfigureerimine.
  3. Vestluskogu vaadete muutmine.

Piletite nimekirja koostamine ja konfigureerimine

Esiteks loogem uus nimekiri vestlusringide nimekirja mallist. Ma panin sellele nimeks Piletid. Siis peame lisama uued väljad:

  • Kellele - ühtne tekstirida
  • Alates - teksti üks rida
  • TicketStatus - valik (menüü, mille vahel valida). Seejärel lisage kaks olekut „Aktiivne” ja „Lahendatud”. Lisaks saate lisada oma olekuid.

Nagu kahest esimesest nimest näete, kasutame neid välju e-kirja väljade "Kellele" ja "Kellele" salvestamiseks. Kasutame TicketStatust vestlusringide vaadetes, vaadake selle artikli esimest pilti.

See on kõik, mida peame enne SharePointi töövoogude seadistamist tegema, kuid edasise töövoogude käitumise selgitamiseks kirjeldan kastist välja arutelutahvli välja „Parent Folder Id”. Seda välja kasutatakse vestlusringide kommentaarides, et viidata esialgsele arutelule. Vaadake seda näidet, et mõista vestlusloendi tüüpilist ülesehitust.

Arutelud ja kommentaarid salvestatakse samasse loendisse. Konkreetse kommentaari arutelu leidmiseks kasutame vanemkausta ID-d.

SharePoint Designeri töövoogude konfigureerimine

Kasutan SharePoint Designeri töövooge Exchange'i postkasti sünkroonimiseks SharePointi loendiga ja e-posti teavituste jaoks. Loome kaks töövoogu: saiditaseme töövoog sünkroonib e-kirjad SharePointi loendiga ja loenditaseme töövoog saadab teatised uute piletite ja kommentaaride kohta.

Märkus. SharePoint 2013-l on kahte tüüpi töövooge: SharePoint 2010 töövood (Workflow Foundation 3.5) ja SharePoint 2013 töövood (Workflow Foundation 4.5). Selles näites kasutatakse SharePoint 2013 töövooge.

Sünkrooni piletite töövoog

Nüüd loogem SharePoint Designeri abil uus saiditaseme töövoog. Ma panin selle nimeks "Sünkrooni piletid".

Väljastpoolt ei toeta SharePointi kujundaja tegevused Exchange'i postkasti sünkroonimist SharePointi loenditega. Sünkroonimise seadistamiseks kasutasin kohandatud töövoo aktiivsust Sünkrooni Exchange'i e-kirjad loendiga. See tegevus sisaldub tasulises Plumsaili töövoogude tegevuspaketis. See on SharePoint Online ja SharePoint 2013/2016/2019 täiendavate töövoo tegevuste komplekt.

See töövoog näeb välja selline:

Nagu pildilt näha, on töövoog üsna väike. See sisaldab kolme etappi.

Algata mandaadi etapis salvestan mandaadid töövoo muutujate sisse. Neid mandaate kasutan Exchange'i postkasti kontrollimiseks ja e-kirjade sünkroonimiseks SharePointi loendiga.

Etapis „Sünkrooni vahetusserveriga” kasutan ainult ühte töövoo aktiivsuse sünkroonimise Exchange'i e-kirju loendiga. See tegevus laadib andmed postkastist SharePointi loendisse. Täpsustasin järgmisi parameetreid:

  • Piletite nimekiri.
  • Lähtepostkasti e-posti aadress ja parool.
  • Piletite loendi jaoks lubatud konto e-posti aadress ja parool.

Üldiselt sellest piisab, kuid edasijõudnute stsenaariumide jaoks on võimalik muuta e-posti väljade kaardistamine SharePointi loendi väljadeks, määrata e-posti teema parsimiseks regulaarne avaldis ja valida erinev SiteUrl. SiteUrl on SharePointi saidi URL. Vaikimisi on see praegune sait, kuid võite määrata mõne muu SharePointi saidi. Nende omaduste haldamiseks avage tegevuse atribuudid:

Märkus. Sünkroonimiseks ei ole vaja kasutada arutelutahvli malli, saate luua kohandatud loendi ja täpsustada oma väljade kaardistamist tegevuse atribuutides.

Etapis „Oota 5 minutit“ ootab töövoog lihtsalt 5 minutit ja alustab uuesti sünkroonimist, minnes üle etapile „Sünkrooni vahetusserveriga“. Viie minuti ootamiseks kasutan töövoo väljast „Pausi kestuseks”.

See on kõik, mida peame tegema Exchange'i postkasti ja SharePointi loendi perioodilise sünkroonimise seadistamiseks.

Töötlege uute piletite ja kommentaaride töövoogu

Nüüd loogem piletite loendi jaoks loenditaseme töövoog. Ma panin selle nimeks „Töötle uusi pileteid ja kommentaare”. See töövoog vastutab uute piletite ja kommentaaride e-posti teel teavitamise eest.

Töövoo sätete jaotises „Alusta valikud” kontrollisin „Käivita töövoog automaatselt, kui üksus luuakse”:

Nagu ülaltoodud kirjeldusest teate, salvestatakse kõik arutelud ja kommentaarid ühtsesse loendisse. Seega käivitatakse see töövoog automaatselt iga kord, kui luuakse uus pilet või kommentaar.

Töövoog näeb välja selline:

Töövoog koosneb kahest etapist.

Algata mandaadi etapis salvestan mandaadid töövoo muutujate sisse. Ma kasutan neid mandaate e-kirjade teatiste saatmiseks.

Etapis „Uute piletite ja kommentaaride töötlemine” kontrollin, kas praegune üksus on uus pilet või uus kommentaar. Kui „Vanemakausta ID” on võrdne 0, on see uus pilet, kuna sellel puudub viide vanemale. Kui vanemate kausta ID on suurem kui 0, on see uus kommentaar, kuna see on lingitud mõne aruteluga. Kui praegune üksus on uus pilet, saadan pileti algatajale teatise teema uue uue pileti ID-ga ja tänan pileti esitamise eest. Kõik tulevased vestlused sisaldavad selle teema piletitunnust. Sellepärast teab saiditaseme töövoo tegevus uue e-kirja töötlemist, millal uut arutelu luua ja millal uut kommentaari luua.

Ma ei kasuta teatiste saatmiseks välja „Saada meilisõnum” töövoo toimingut, kuna see ei saa e-kirju välistele aadressidele saata. Meie piletite algatajad võivad olla nii välised kasutajad kui ka sisemised kasutajad. Karbiväline tegevus ei toeta ka manuste saatmist. Tahan saata manuseid ja pilte SharePointi vestluskogu kommentaaridest. Selle asemel kasutan e-kirjade saatmist koos manuse töövooga Plumsaili töövoo aktiivsuspaketist. See võimaldab saata e-kirju välistele kasutajatele. Samuti võimaldab see käsitsi dokumente manustada või sõnumi HTML-i sisu automaatselt parsida ning lisada pilte ja faile siltidelt ja .

Märkus. Pildid ja failid lisatakse e-kirjale ainult siis, kui neid on salvestatud SharePointi teeki, vastasel korral neid eiratakse. See ei ole praegusel juhul probleem, kuna kõik tugispetsialisti esitatud failid ja pildid salvestatakse SharePointi teeki.

Nüüd lubage mul kirjeldada, kuidas seda töövoo aktiivsust õigesti konfigureerida. Alustan uue pileti kohta teatiste saatmise tegevusega:

Nagu näete, kasutasin aadressina aktiivse üksuse välja väärtust "Alates", siis täitsin teema "Aktsepteeritud pileti nr" ja aktiivse üksuse ID-ga. Lõpuks täpsustasin sõbraliku sisu ja Exchange'i postkasti parooliga e-kirja.

Järgmine tegevus saadab teatised uue kommentaari kohta:

Uue kommentaari kohta teatise saatmiseks peame leidma pileti algataja aadressi. See võib olla keeruline, kuna tugispetsialisti esitatud kommentaar ei sisalda seda aadressi. Meie jaoks hea, kui see sisaldab vanemate kausta ID-d, seega saame vanemüksuse (algne piletiteemaline arutelu) ja kasutada selle aadressi välja väärtus „Alates”. Kasutage otsinguakna avamiseks nuppu 'Lisa või muuda otsingut', seejärel konfigureerige see järgmiselt:

Siis peame määrama teema. See peab sisaldama algse pileti ID-d. Kommenteerimiseks on see vanemate kausta ID:

E-kirja sisu on sama, mis kommentaari sisu, valisite lihtsalt aktiivse üksuse välja „Keha”.

Teine oluline hetk on piltide ja failide kinnitamine vestluslaual. Avage tegevuse atribuudid ja valige „ParseLinks” ja „ParseImages” väärtuseks „Jah”. Nüüd sõelub töövoo tegevus kommentaari põhiosa ja lisab pildid ja failid automaatselt e-kirjale.

See on kõik, mida peame loenditasandi töövooga tegema. Muidugi võite sellesse töövoogu lisada omapoolseid teateid või näiteks määrata pileti eest vastutavad töötajad.

Arutelulaua vaadete muutmine

Nagu ma eespool mainisin, kohandame oma arutelulaua vaateid karbist välja. Neid vaateid saab kohandada ainult JavaScripti (JS Link) abil ja ma näitan, kuidas seda teha.

Arutelulaudade loendil on meie jaoks vaadete jaoks kaks olulist:

  • AllItems.aspx (Subject) - sellel vaatel kuvatakse arutelude (piletite) loend.
  • Flat.aspx (Flat) - see vaade kuvab ühe arutelu (pilet).

Vaateväljade lisamine

Mõlemat vaadet ei saa SharePointi kasutajaliidese abil kohandada. Lisasime piletite loendisse kolm veergu (TicketStatus, From, To). Nende nähtavaks tegemiseks peame nad SharePoint Designeri abil lisama vaateväljadele. Avage see ja liikuge jaotises Kõik failid -> Loendid -> Piletid ja avage redigeerimiseks AllItems.aspx. Seejärel leidke silt ja lisage järgmised sildid:

Tehke sama Flat.aspx-iga.

Kui oleme vaateväljadele lisanud väljad "Alates", "Kellele" ja "TicketStatus", on neid võimalik JavaScripti sees kasutada.

Keela minimaalse allalaadimise strateegia

Arutelulaudade nimekirja vaated põhinevad JavaScriptil, seal on palju JavaScripti ja me tühistame ainult osa JavaScripti funktsioonidest. Vastasel juhul peame kogu JavaScripti ümber kirjutama. Siin saate alla laadida kohandatud versioonidega JavaScripti faili lähtekoodi.

Probleeme on ainult üks, minimaalse allalaadimisstrateegia funktsioon on SharePoint Online'is ja SharePoint 2013. aastal vaikimisi sisse lülitatud. Peame selle praeguse SharePointi saidi jaoks keelama, et vältida JavaScripti konflikte sp.ui.discussions.js faili ja meie kohandamised. See toiming on vajalik, kuna kui teil on minimaalse allalaadimisstrateegiaga ühes SharePointi saidil mitu arutelutahvlit, laaditakse brauserisse esimese külastatud vestluslaua JavaScripti, nii et kui külastasite esmalt kohandamata arutelutahvlit, ei mõjuta teie kohandamised esiteks varem laaditud faili. See ei ole parim lähenemisviis, kuid see võimaldab meil kiiresti muuta osa väljastpoolt pakutavatest funktsioonidest.

Minimaalse allalaadimisstrateegia keelamiseks liikuge saidi sätetele -> Saidi funktsioonid ja keelake funktsioon „Minimaalne allalaadimisstrateegia”:

JavaScripti loomine (JSLink)

Nüüd avage SharePoint Designeri abil oma saidikogumi juurveeb ja liikuge stiilikogu juurde. Seejärel looge seal JavaScripti fail, panin sellele nimeks plumTickets.js.

Selles artiklis näitan ainult skripti algust, täieliku skripti saate alla laadida siit. Skripti alguses näete:

Kui kasutate pileti oleku jaoks muid sisenimesid, väljad Saatja või Saaja, saate seda siin muuta. Samuti saate määrata uue piletilingi teksti. Kui teil on samad väljad, ärge muutke midagi.

Skripti teine ​​osa on filtreerimisseaded. See osa vastutab vaate ülaosas asuvate filtrite eest:

Seadete skript näeb välja selline:

Kui te ei pea filtreid vahetama, siis ärge lihtsalt lugege seda osa.

Nagu näete, on sellel massiiv nimega filtrid. Massiiv sisaldab QueryOverrideItem objekte. Iga objekt määratleb eraldi filtri. Kui lisate uue objekti QueryOverrideItem, ilmub vaates uus filter.

Uue objekti loomiseks peate määrama kolm väärtust:

  1. Kontekst - see on alati sama: see.kontekst
  2. Filtri nimi, mis kuvatakse kasutajaliideses, näiteks „Aktiivne”
  3. CAML-i päring

Vaadake seda näidet:

Lõpetasime kohandamisskriptiga, nüüd peame selle rakendama arutelulaua vaadetele.

JSLinki seadistamine subjekti- ja lamevaate jaoks

Peaaegu igal SharePoint 2013 ja SharePoint Online'i veebiosal on JSLinki atribuut. See atribuut võimaldab täpsustada kohandatud JavaScripti veebiosa kliendipoolseks renderdamiseks.

Nüüd peame muutma JSLinki veebiosade atribuutide vaateid. Liikuge brauseris vaatele Subjekt ja avage leht redigeerimiseks. Seejärel avage redigeerimiseks veebiosa:

Veebiosa atribuutide jaotisest Mitmesugused leiate JS Link atribuudi ja määrake järgmine link:

sp.ui.discussions.js | ~ SiteCollection / stiilikogu / plumTickets.js

Seejärel salvestage veebiosa.

Nagu näete, sisaldab see link tegelikult kahte linki, esimene on sp.ui.discussions.js, teine ​​plumTickets.js. Esimene fail on väljast renderdamise skripti väljas, teine ​​meie skriptis koos kohandamistega.

Tehke sama ka Flat-vaate korral.

Järeldus

HelpDesk on kasutamiseks valmis. Muide, see pole vajalik HelpDesk, seda lähenemisviisi saate kasutada mis tahes süsteemi jaoks, mis haldab suhtlust sise- või väliskasutajatega, näiteks CRM. Piletite töötlemise loogikat saate veelgi keerukamaks muuta, lisada e-posti vormindamist, kohandatud olekuid, piletite prioriteete, mõnda kinnitusloogikat.

Laadige alla JavaScripti allikad