Kuidas olla produktiivne: 10 viisi, kuidas tegelikult targemaks töötada

Mõni aeg tagasi kirjutasin endale meili, kus oli minu isiklikud reeglid, kuidas olla produktiivne. See destilleerib kõik õppetunnid, mida olen aastate jooksul tootlikkuse ja targema töötamise kohta õppinud. See e-kiri on pidev meeldetuletus, kui tunnen end ebaproduktiivsena või kui asjad lihtsalt ei tööta nii, nagu peaks.

Siin on minu kümme käsku, kuidas olla produktiivne, et saaksite hakata töötama nutikamalt, mitte kõvemini:

# 1 Keskenduge süsteemidele, mitte eesmärkidele

Meid õpetatakse juba varasest east peale eesmärkide saavutamiseks: saada häid hindeid, olla spordi stardimeeskonnas, saada ametikohale edutust. Teete tööd nii palju kui võimalik ja saavutate loodetavasti oma eesmärgi.

Enamik eesmärke on aga meie kontrolli alt väljas. Selle saavutamiseks on meil piiratud kontroll. Me ei kontrolli paljude teiste muutujate hulgas tulevikku, teiste inimeste tegevust, majandust ega keskkonda. Ja just seetõttu peaksime keskenduma süsteemidele, mitte eesmärkidele. Süsteemis keskendute kõikidele osadele, mida kontrollite.

„Süsteem” on väljamõeldud sõna „korratav protsess”. Teie blogis on 500 tellijat saada eesmärk, 500 sõna päevas kirjutamine on korratav protsess. Maratoni jooksmine on eesmärk, 4 päeva nädalas 30 minutit jooksmine on korratav protsess. Kümne kilo kaotamine on eesmärk, oma dieedi täiendamine iga toidukorra tervislikumaks söömiseks on süsteem.

Tasu saavutamise asemel vaeva eest: väike kasu on aja jooksul veelgi suurem.

Ja see viib meid liitmõju ilu juurde ...

# 2 Kasutage liitiefekti

“Liitintress on maailma kaheksas ime. Kes seda mõistab, selle teenib ... see, kes ei tee ... maksab selle. "- Albert Einstein

Liitintressid on rahanduse ja majanduse kontseptsioon, mis viitab intresside lisamisele peamisele algdeposiidile. See võtab intressiintressi. Võttes arvesse 10% -list kasvumäära ja 100-dollarist algdeposiiti, saate esimese kuu jooksul 110 dollarit, teises dollarit 121 ja kolmandal umbes 133 dollarit. Teie kasumid kasvavad jätkuvalt tipptasemel: esimese kuu eest 10 dollarit, teise eest 11 dollarit ja kolmandaks 13 dollarit.

Kuid liitmõju jaoks on palju rakendusi kui lihtsalt rahandus. See mõjutab peaaegu kõiki teie elu valdkondi. Kui keskendute süsteemide arendamisele ja töötate iga päev, ühendab teie töö aja jooksul välja eksponentsiaalse kasvu.

Võtame näiteks teadmised. Kui loete paar lehte päevas, hakkate looma sidemeid raamatute ja selle tundide vahel.

“Lugege iga päev 500 sellist lehte. Nii toimivad teadmised. See koguneb nagu liitintress. ”- Warren Buffett

Kui avaldate varsti paar postitust nädalas, on teil täielik artiklite kataloog, mida teie lugejad saavad nautida, avades rohkem võimalusi teid leida või oma veebisaidil rohkem aega veeta.

Kui automatiseerite oma töö juures ühe ülesande nädalas, saate vaba aega, et keskenduda olulisematele väljundit tootvatele tegevustele. Ja kui ülesandeid optimeerite, muutute seda paremini ja kiiremaks, kuna saate kasutada oma varasemaid teadmisi ja lahendusi uutele probleemidele.

Mida rohkem eeliseid loote, seda rohkem tasuvad teie järgmised eelised ära. A1% -line ühendite juurdekasv suureneb iga päev peaaegu 38-kordselt.

# 3 Väljundi jälgimine ja mõõtmine, mitte sisend

Kolmas kuldreegel, kuidas olla produktiivne, on keskenduda väljundile, mitte sisendile. Reeglina nr 1 tõdesin, et süsteemid on parim viis edasiliikumiseks, kuna need premeerivad pingutusi ja me kontrollime kõiki muutujaid. Kuid me peame neil jõupingutustel olema suund, et teada, mida me proovime saavutada.

Iga päev ilma eesmärkideta kirjutamine on lihtsalt praktika. Kui soovite midagi saavutada, peate pühenduma teatud väljundile, näiteks avaldama oma blogis iganädalane postitus. Päeva lõpus on süsteem viis väljundi saavutamise kontrollimiseks.

Mõelge väljundile kui “valmistootele” ja kuidas see teie süsteemiga seotud on. Iga päev kirjutamine on süsteem, väljundiks artiklid / raamatud.

Pidage meeles, et väljund erineb eesmärkidest, kuna me kontrollime kõiki muutujaid. Teie ajaveebi eesmärk võib olla saada 500 tellijat kuus, kuid te ei kontrolli tegelikult, kes registreerub. Teie kontrollite ainult näiteks uute postituste voogu.

Edendamine on eesmärk. Sa ei kontrolli oma ülemust. Võite olla nii head, et nad ei saa teid ignoreerida: teie eesmärk võib olla järgmise kolme kuu jooksul kümme projekti ellu viia. Nüüd saate kontrollida kõiki muutujaid.

Realistlike ja saavutatavate eesmärkide seadmisel on oluline teada tulemuste ja eesmärkide erinevust. Vastutasuks saavutate suurema osa oma eesmärkidest isegi proovimata.

Kuid produktiivsuse tagamiseks ei piisa ainult teadmisest, kuidas töötada. Peate teadma, millele oma energia suunata. Mis viib meid ...

# 4 Otseülekanne reegli 80/20 järgi

Pareto põhimõte, tuntud ka kui 80/20 reegel, on üks vaimseid mudeleid, millele ma oma elus peaaegu iga päev viitan. Selles öeldakse:

“80% väljundist või tulemustest tuleb 20% sisendist või toimingust.” Suurem osa tulemustest on pisiasjad.

Kasutage reeglit 80/20, et endalt pidevalt küsimusi esitada, kas teie tähelepanu, aeg või raha on suunatud asjadele, mis loovad suurema osa tulemustest:

  • Kas keskendute ülesannetele, mis toovad kõige rohkem väljundit?
  • Kas veedate aega kõigi oma klientide nimel võrdselt või reserveerite suurema osa sellest parimatele klientidele, kes annavad teile suurema osa tulust?
  • Kas enamik teie tähelepanu kõrvalejuhtimistest pärineb paarist allikast? Võib-olla teie telefon või sotsiaalmeedia?

Kui olete välja mõelnud, mis täpselt töötab, tehke topelt alla. Näiteks:

Enamik minu tootlikkuse häkkimiskogukonna tellijaid pärineb paarist allikast (20-st kanalist, mida olen testinud). 80/20 reeglit kohaldades saan kogu aeg saada rohkem abonente nendest kanalitest.

Kui kahtlete, kasutage reeglit 80/20. See aitab teil saada selgust, mis on tõeliselt oluline, ja paljastada uusi leide.

Siin on üks: 80% oma tööst on tehtud 20% ajast. Enamiku inimeste jaoks on see aeg kohe pärast ärkamist. Peate oma päeva esimesed tunnid ära kasutama.

# 5 Varuhommikud sügavaks tööks

Meie töömälu, erksus ja keskendumisvõime paranevad järk-järgult paar tundi pärast ärkamist, saavutades maksimumi umbes keskhommikul. See on meie aju loomuliku tipptasemel periood.

Kasutage seda olekut ära, planeerides oma selle perioodi kõige olulisema töö. Keskenduge sügava töö tegemisele, mis tähendab, et saate pika aja jooksul tähelepanu kõrvale juhtida.

Võite kasutada Pomodoro tehnikat, et jõuda vooluseisundisse: töötage 25 minutit ühe ülesandega ja tehke siis lühike 5-minutiline paus. Tehke igal hommikul vähemalt 3–4 plokki. Kui olete omandanud 25 minutit täielikku keskendumist, saate teha „topeltpomodorosid“, töötades 50 minutit sirgelt ja tehes siis kümme minutit pausi.

Tavaliselt alustan oma hommikuid 2–3 “topeltpomodorose” kirjutamisega (see toimub praegu) ja lõpetan tavaliselt uhiuue postituse, mis tehakse selle lõpus. Mõni neist avaldan, osa salvestan hiljem redigeerimiseks ja mõni pole lihtsalt nii suurepärane ja toimib praktikana (pidage meeles: keskenduge süsteemile!).

Kui teil on kombeks teha sügavat tööd hommikul, isegi vaid pool tundi, liitub teie töö aja jooksul kiiresti.

Alguses võib olla raske keskenduda 25 minutiks, kuid treenite oma tähelepanu lihaseid tõhusalt. Tänapäeva segane maailmas on see oluline oskus. Mis viib meid ...

# 6 Eemaldage häiringud

Häirimine on ilmselgelt produktiivsuse kirjeldamise vastand. Kui lisate oma ellu valget ruumi, eemaldate häirivad probleemid, mis takistavad teid ja suunavad fookuse tööle ja sellele, mida soovite teha. Kui kasvatate vähem vajadust, saavutate lõpuks rohkem. Nagu öeldakse: “tollides tollides, see on selline käputäis. Õue poolt õue, see on kohutavalt raske. ”

Häiringukäigud võib jagada kolme suurde rühma: füüsilised (s.o omandid), immateriaalsed (s.h. tehnoloogia) ja inimesed. Haarake pliiats ja paber ning loetlege oma elus tähelepanu juhtimine kõigi nende kolme valdkonna jaoks.

Füüsilised häiringud ulatuvad rämpsust teie laua taga või liiga palju riideid, mis raskendab hommikuti riietuse valimist. Kui veedate liiga palju aega televiisori vaatamisega, on teler iseenesest häiriv.

Immateriaalsed tähelepanu kõrvalejuhtimised on teatised teie telefonist või juhuslikud veebisirvimisseansid, pidamata silmas lõppu. Kuid see võib olla ka keerdunud rakendusi ja süsteeme, mille haldamine võtab rohkem aega kui tegeliku töö tegemine.

Ja lõpuks, inimesed võivad olla tüütu töökaaslane, kes segab teid vaid viis minutit teie ajast, või see sõber, kellele annate alati rohkem, kui saate. Suhtle oma tingimustega vaikimisi asünkroonse suhtluse, näiteks teksti ja e-posti teel. Võtke sellest Elon Musk: “Ma armastan e-posti. Võimaluse korral üritan suhelda asünkroonselt. Ma suhtlen meilisõnumitesse väga hästi. ”

Kõik, mis katkestab teie töö Deep Work olekus ja / või mis ei aita kaasa sellele, mida soovite ehitada, liigitatakse tähelepanu kõrvale.

Minimeerige tähelepanu hajutamist oma igapäevases elus, et sisuka töö tegemisel edasi liikuda. Pole midagi tüütumat kui see, et "on rullides" ainult selleks, et häirida ennast Facebooki teatisest.

1. samm on teadlik oma tähelepanu hajutamisest. Kui olete selle naelutanud, jätkake nende eemaldamisega. Lõpetage need halvad harjumused hõõrde lisamisega.

Tõhusa ajahalduse esimene samm on enne optimeerimist kõrvaldada. Lihtsustage oma elu. Mida rohkem eemaldate, seda rohkem aega on teil oluliste asjade jaoks.

Ja nende asjade jaoks, mida te ei saa eemaldada, võite proovida neid automatiseerida.

# 7 Automatiseeri korduvad ülesanded

Nutitelefonid on tänapäeval miljoneid kordi võimsamad kui kogu NASA kombineeritud andmetöötlus 1969. aastal, kui me inimese kuule panime. Tehnoloogia on viimastel aastakümnetel arenenud eriti kiiresti.

Kuidas olla tehnoloogia abil produktiivsem? Kasutage seda korduvate ülesannete automatiseerimiseks. Alustage kõigi ülesannete loetlemisest, mida peate igal nädalal korduvalt tegema. Seejärel leidke võimalusi nende automatiseerimiseks, kasutades selleks kas rakendusi või luues oma süsteemi. Pole tähtis, mida teete, teil on alati korduvad ülesanded.

Paljudes tööstusharudes tavaline? E-post. Carletoni ülikooli uuringu kohaselt veedab “tüüpiline” teadmiste töötaja kolmandiku oma töönädala e-kirjadest. Ehitasin üles GTD Gmaili süsteemi, mis vähendas minu e-kirjadega tegelemise aega mõne minutini päevas. Võite kasutada muid produktiivseid nippe, näiteks kasutada konserveeritud vastuseid ikka ja jälle kirjutatavate vastuste jaoks (ja muid Gmaili nippe).

Kui kasutate arvutustabeleid palju, on Zapier hea tööriist. Sellel on tuhandeid automaatikaid, mis ühendavad enam kui tuhat rakendust.

Isegi väikesed automatiseerimised muudavad vahet: looge malle, mida saate standupi koosolekute märkuste, üks-ühele ülevaatuste ja esitluste tekkide jaoks uuesti kasutada.

Suurem automatiseeritus tähendab rohkem aega, et keskenduda loovale ja produktiivsele tööle.

# 8 olge andmepõhine

Olen suur pooldaja, et peaksite alati tegema andmepõhiseid otsuseid. Kui te seda ei tee, otsustate oma varundamiseks minna oma arvamusega ilma faktideta. Netscape'i endine tegevjuht Jim Barksdale ütles, et see on parim:

„Kui meil on andmeid, vaatame andmeid. Kui meil on vaid arvamusi, laskem minna omadega. ”

Andmekesksus ei ole mõeldud ainult tehnoloogiaettevõtetele, kes lülituvad uuele testimistulemusele, mis põhineb AB-testi tulemustel. Saame AB-l enda elu proovile panna ja tulemusi teada saada ning seejärel vastavalt kohandada.

Alustuseks küsitakse kõike: kas ma arvan nii, sest see on minu arvamus / teised ütlevad nii / see, kuidas maailm töötab, või seetõttu, et olen seda testinud?

5. numbris soovitasin sügava töö tegemiseks reserveerida hommikud. Tõde on see, et tippaeg on enamiku inimeste jaoks. Kuid märksõna on siin kõige rohkem. Mis siis, kui olete öökull ja saate öö vaikuses rohkem ära teha? Või leiate, et teie energiatase on kohe pärast lõunat katuse kaudu? Ainus viis teada saada on eelduse testimine.

Aga kuidas testida? Peate mõtlema nagu teadlane ja järgima teadusuuringute samme:

  • Alustage oma katse lõppeesmärgiga: leidke oma tootlikkuse tippaeg
  • Nüüd koostate hüpoteesi: minu tipptasemel tootlikkuse aeg on 9.00–11.00. Teie hüpotees peab olema kontrollitav ja võltsitav. Teisisõnu peab olema võimalus oma hüpoteesi kontrollimiseks ja seda saab andmete uurimise põhjal kas toetada või tagasi lükata
  • Katse kavandamine: oma tippaja leidmiseks võite sisestada arvutustabelisse andmed selle kohta, kuidas tunnete, et teie energiatase on kahe nädala jooksul igal tunnil vahemikus 1–10.
  • Nüüd viige katse läbi ja koguge andmeid
  • Lõpuks analüüsige andmeid ja tehke järeldused: vaadake oma arvutustabelit ja arvutage tulemused. Lõpuks peaksite kellaaegade suhtes kindel olema, et olete kõige produktiivsem

Siin on veel paar katset, mida saate oma isiklikus elus läbi viia ja kuidas see mõjutab teie tootlikkust: kofeiini joomine / mitte joomine, magatud tundide arv, päevased treeningud ja töötundide arv.

Katsetage, katsetage, testige ja leidke, mis just teie jaoks sobib. Kasv tuleb raskest tööst ja väikesest õnnest. Hüperkasv tuleb testimisest.

# 9 Delegeerige ebaoluline

Keegi pole kõige parem. Keskendudes sellele, mida teete kõige paremini, ja delegeerides ülejäänud ülesanded, optimeerite oma tootlikkust. Delegeerige kõik, kus te pole maailmatasemel või mida keegi suudab murdosa aja või kuludega paremini teha.

Kui teil pole vaja uut oskust arendada, on alati parem, kui leiate selle ülesande täitmiseks kellegi, kellel on juba midagi oskust.

Näiteks:

Ma ei ole disainilahenduste osas suurepärane ja vastuvõetavale tasemele jõudmiseks kulub mul tunde. Palju parem idee on leida keegi, kes on osav disaini alal, ja jätta see nende hooleks. Oma ettevõttes hoian neid tegevusi, milles olen suur - kirjutamine, kasv, andmete analüüs - ja teenin ülejäänud allhanke korras.

Tõhusaks delegeerimiseks veenduge, et valisite töö jaoks õige inimese. Neil peavad olema kõik vajalikud oskused ja nad peaksid olema võimelised seda tööd tegema. Ole valmistoodangu (väljundi) osas väga konkreetne ja paku selgeid samm-sammult juhiseid, kuidas ülesannet täita.

See kehtib ka teie isiklikus elus: investeerige oma ajaga kauplemisse, kui ülesande täitmiseks kuluv aeg on kallim kui kellelegi maksmine. See võib tähendada maja puhastamist, riiete triikimist või isegi autojuhtimist / transporti. Töötage väärtustatud oskuste arendamise (nt kokkamise või kodeerimise õppimise) arendamise nimel ja otsige ülejäänutest abi.

Keskenduge sellele, mis nõela liigutab. Delegeerige ülejäänud.

# 10 Võitlus on protsess

Mõni päev on suurepärane, mõni päev on hea, mõni halb. Ja siis on mõni päev, kui kõik on õudne ja tahad lihtsalt koju minna, heita pikali lakke ja mõelda, mis sul viga on, ja su elu. Me kõik oleme seal olnud.

Esimene profinipp: kui olete taga, minge varakult koju. Võtke veidi aega puhata ja tulge järgmisel päeval tagasi energiat saades. Mõnikord lahendab meie aju probleemid meie jaoks iseseisvalt.

Ja võtke omaks võitlus: see on ruum, kust tulevad läbimurded. Kui keskendute süsteemidele (reegli nr 1 kohaselt), teete pikaajaliselt edusamme. Steven Pressfield jagab filmis “Kunstisõda” väikest väikest tükki:

“Keegi küsis kunagi Somerset Maughamilt, kas ta kirjutab graafikus või ainult siis, kui teda inspireerib. "Ma kirjutan ainult siis, kui inspiratsioon lööb," vastas ta. "Õnneks lööb see igal hommikul kell üheksa teravalt."

Ja kui leiate lõpuks midagi toimivat, on see maagiline aeg. Aga keegi ei plaksuta. Nii et peate seda ise tegema. Õppige väikestest võitudest rõõmu tundma - olgu selleks siis 100 uut tellijat, väikese projekti lõpetamine või tõeliselt viljakas päev. Soodustused on suured, kuid ka teekond võib olla fantastiline.

Võitlus on see, mis teid edasi viib.

See lugu on avaldatud Mediumi suurimas ettevõtlusväljaandes The Startup, millele järgneb 340 876+ inimest.

Liituge, et saada meie parimaid lugusid siit.