Kuidas saavutada SaaS-i litsentside vastavus?

Kuna enamik ettevõtteid läheb üle pilveteenuste kasutuselevõtule, võib ilmneda, et SaaS-i litsentside järgimine on vähem murettekitav. Lõppude lõpuks, kuidas saate olla rikkunud, kui pakkuja kontrollib teie juurdepääsu tootele?

Suurepärane küsimus, aga ... Kuna SaaS-i toodetele pääseb juurde pilve kaudu, siis ärge eeldage, et olete selged. Tegelikult on pilv võib-olla mõne litsentside järgimisega seotud probleemi kõrvaldanud, kuid see on ka uusi loonud. SaaS-i litsentside vastavuse kohta on sama palju reegleid kui traditsioonilise tarkvara puhul ja tingimused on väga erinevad. Lisaks saavad SaaS-i ettevõtted juurdepääsu suurel hulgal teabele, mida teie töötajad kasutavad - võib-olla rohkem kui te ise teate!

Pilverakenduse lepingute SaaS-i litsentside järgimisest loobumiseks on mitu võimalust. Siin on mõned näited:

SaaS-i litsentside vastavuse probleem nr 1: Freemium'i toote ekspluateerimine

SaaS-i rakendused on seadnud esmatähtsaks kasutajate omaksvõtu ja kasutusmugavuse, kasutades meid sageli meelitamiseks tasuta versioone. Kasutajatena usaldame me neid tasuta tooteid ja nende pakutavaid eeliseid. Üldiselt ei vaja nad juurutamiseks olulisi IT-teadmisi ega ressursse. Nad võivad lennata radari all turvalisuse, varustamise ja IT-kinnituste saamiseks. Ja kuna need on tasuta, on "ei" ütlemiseks väga vähe põhjust. Kui aga teil on freemium-toote eest tasuline litsents, võib see teid hõlpsalt nõuetele mittevastada.

Kuidas see juhtub? Ostate litsentsi teatud arvu tasuliste kohtade jaoks pilverakenduse jaoks. Sa käsid oma töötajatel seda tasulist litsentsi kasutada. Kuid mõned töötajad ei loe ega töötle seda sõnumit. Ja paar nädalat hiljem - palju vähem kuud või aastaid hiljem! - nad on kõik selle unustanud ja ei tea isegi, et teie ettevõttel on tasuline konto. Või nad võivad sellest teada saada, kuid neil pole eelarvet, nii et nad pääsevad sellest väikesest piirangust ümber tasuta versiooni kasutades.

Kuidas saate seda parandada? Võite proovida seadistada rakenduste pakkumise jäiga poliitika ja seadistada korduvalt meeldetuletusi seadmete käsitsi auditeerimiseks ... Kuid automatiseeritud tööriist, mis teeb kõik teie jaoks ära, on palju parem lahendus.

SaaS-litsentside vastavuse probleem nr 2: hankija lubab ülepakkumist

SaaS-i teenusepakkujad lubavad mõnikord administraatoritel või isegi tavakasutajatel lisada rohkem kasutajaid, kui teie lepingus on lubatud, mis tähendab, et olete nende rakenduse ülepakkumisega. Miks nad seda teeksid? Selle asemel, et täpselt kontrollida kasutajate arvu, võimaldab see müügitaktika rakenduste kasutamisel pidevalt hiilida (või hüpata) ülespoole. Teie töötajad saavad end hõlpsalt kasutajatena lisada, mõistmata või hoolimata sellest, et nad peavad selle eest hiljem maksma. See mitte ainult ei tapa teie eelarvet ootamatu erinevusega, vaid muudab lepingu pikendamise läbirääkimised veelgi keerukamaks.

SaaS-litsentside vastavuse probleem nr 3: mitmele kasutajale on juurdepääs ühele kontole

Kliendile või serverile installitud rakenduse jagamine on sageli keeruline, kui kasutajad ei jaga masinaid ega jaga litsentsikoode (mida müüja ei jälgi). Kuid SaaS-i rakendustes on see sageli lihtne. Kui on olemas teenusekonto, näiteks turundus @, rahandus @ või muu sarnane, saab kasutajarühm registreeruda selle ühe kontoga, mis on kättesaadav paljudele inimestele, võimaldades kõigil neil pääseda ühele tasulisele tellimusele. Seda konto väärkasutamist saab hõlpsalt jälgida ja see on sageli keelatud SaaS-i litsentside vastavuse tingimustega. Kui olete piisavalt suur sihtmärk, kutsutakse teid tõenäoliselt sellele käitumisele.

SaaS-i litsentside vastavus: mida teha (käsitsi ja automatiseeritud)

Tehke kindlaks, kes mida SaaS-i tooteid kasutab

Alpinil leiame, et keskmiselt on ettevõtted teadlikud vaid 10% oma pilverakendustest. Esimene samm SaaS-i tellimuste kontrollimiseks on Shadow IT avastamine. Selleks saate skaneerida oma finantssüsteeme, pääseda juurde SSO-, Office 365- ja / või G-komplekti mandaatidele või uurida meeskonnakaaslasi. Või kasutage Alpini automatiseeritud SaaS-i halduse tööriista, mis aitab teil kogu oma varju-IT-d avastada vaid kahe klõpsuga.

Kontrollige oma teenusetingimusi

SaaS-i litsentside vastavuse parameetreid leiate sageli teenusetingimustest. Tavaline on, et SaaS-i toodetel on läbiklõpsamise litsentsilepingud, mida eiratakse täielikult, kuna kasutajad on harjunud ruutu „aktsepteerima” pimesi märkima. Võib-olla on aeg oma lepingud läbi vaadata, et teha kindlaks muudatused, mida peate SaaS-i litsentside järgimise tagamiseks tegema. Või kasutage Alpinit ja jälgige, kuidas see automaatselt nõuetele vastavuse probleeme ilmutab, nii et te ei pea TOS legaalia sadu lehti sirvima.

Tunnustage tänapäevaseid pearahakütte

Kui olete suur sihtmärk, võivad teie töötajad või töövõtjad saada tasulisi komisjonitasusid, et teatada SaaSi tarkvara väärkasutusest. Vabatahtlikud jahimehed ning äärmiselt arenenud jälgimis- ja jälgimisvõimalused on vaid mõned veel paljudest põhjustest, miks teie SaaS-i tellimused üle kontrolli alla võtta. Kasutades automaatse tööriista nagu Alpin, et saada üle kontrolli rakenduse kasutamise üle ja kindlustada oma lepingud, olete selgelt, vältides kalleid auditeerimise trahve!

SaaS-i litsentside täitmise lahendus: kasutage automatiseeritud tööriista

Võite veeta kümneid või tõenäolisemalt sadu tunde käsitsi, kogudes kogu oma SaaS-i rakenduste kohta kogu vajaliku teabe. Siis saate selle teabe lugemiseks ja analüüsimiseks kulutada veelgi rohkem aega. Ja isegi siis jääb teil peaaegu kindlasti hunnik SaaS-i litsentside järgimisega seotud probleeme.

Kas soovite paremat lahendust? Kasutage automatiseeritud tööriista, mis avastab pidevalt teie pilverakendusi, kogub teavet litsentside ja kasutamise kohta ning toob välja probleemid, et saaksite asju kiiresti ja tõhusalt parandada. Veenduge, et saavutate SaaS-i litsentside täieliku vastavuse ja saate kangelaseks, saamata kunagi auditeid ja karistusi.

Siit saate teada, kuidas Alpin aitab teil SaaS-i kasutamise avastada vaid kahe klõpsuga!

Proovige ALPINI KOHE

See lugu on avaldatud keskmises suurimas ettevõtlusväljaandes The Startup, millele järgneb 312 822 inimest.

Liituge, et saada meie parimaid lugusid siit.