Siit saate teada, kuidas see õigeaegselt valmis teha

Sest teadlased on tõestanud, et kõik võtab kauem aega, kui arvate

Foto Simon Rae saidil Unsplash

Minu kolledži toakaaslane tõmbas kohale palju kõiki nunnusid.

Ta oli (ja on) geniaalne inimene, lõbus ja naljakas.

Kuid ta ei suutnud kunagi aru saada, kui kaua kulub tal paberi kirjutamine.

Ta oli avaliku poliitika suurülem, mis tähendas palju paberite kirjutamist. (Olin keemiaülem. Seega piirdus minu paberkandjal kirjutamine ainult ühe inglise kirjanduse tunniga, mille sain igal semestril oma kavasse pigistada).

Ta pidi kirjutama mitu erinevat klassi semestris mitu suurt ettekannet. Need olid erineva pikkusega ja nõudsid õiglast uurimistööd, mis tuli teha raamatukogus. See oli 1990ndate algus. Meie arvuti kasutamine piirdus tippimisega, Zork ja aeg-ajalt e-kirjad.

Kuid juunioride aastaks arvate, et ta mõistab, kui kaua paberi kirjutamine võtab. Kõik väikesed ülesanded, mis sinna sisse läksid. Paberi koostamine. Teeb teatud hulga uuringuid. Tavaliselt vestles ta enne lõpliku mustandi kirjutamist ka oma õpperühmaga. Ja siis läks arvutilaborisse printeri lõppkoopia printimist ootama ootamine juba iseenesest ülesanne.

Ja ikkagi, õhtul enne paberi saabumist suundusime õhtust sööma ja ta oleks rahulik ja enesekindel. Ma oleksin peaaegu valmis, ütleks ta. See peaks võtma ainult veel tund või kaks. Nii et võtaksime aega, vesteldaksime sõpradega, kellega söögisaalis põrutame.

Ja siis hiljem sel õhtul tabasin end proovida magada meie toas, kus tuled põlevad. Sest ta töötas endiselt läbi kõik, mis tal vaja oli. Ta oli arvanud, et see võtab teatud aja, ja ta oli alahinnanud. Jälle.

Peaaegu iga kord teeks ta paberi vaevalt minutiga vabaks. Siis ta väitis, et ta ei kavatse seda enam kunagi teha. Et ta paremini planeeriks, annaks endale rohkem mänguruumi. Kuni nädal või kaks hiljem tabasin end toas põlenud tuledega, kui ta tõmbas all-nighti. Jälle.

Planeerimise eksitus

1979. aastal pakkusid psühholoogiaprofessorid Daniel Kahneman ja Amos Tversky esmakordselt välja eksimuse kavandamise idee. (Ma ei leia veebist algset viidet, kuid see on: Kahneman, Daniel; Tversky, Amos (1979). “Intuitiivne ennustus: eelarvamused ja korrigeerivad protseduurid”. TIMS Studies in Management Science. 12: 313–327.)

Planeerimise eksitamine on nähtus, mida peaaegu kõik kogevad. Ja see tähendab põhimõtteliselt seda, et me kõik oleme optimistlikud selle suhtes, kui kaua midagi aega võtab. Ja me kõik alahindame projekti või ülesande täitmiseks kuluvat tõelist aega. Kicker on see, et me teeme seda isegi siis, kui oleme seda ülesannet varem teinud.

Nii hea. Me kõik teame, et meil on probleem. Me kõik alahindame, kui kaua asjad aega võtavad. Ja see võib mõjutada meie koolitööd, ettevõtteid ja isiklikku elu. See võib meid kohtumistele hiljaks jätta ja tähtaegadest mööda minna.

Loodetavasti tõdeb see, et see on universaalne, mõnedel meist end peksmast. Kui vaikida sisemonoloogist "mis mul viga on?", Kui tähtajast mööda minna. Sest peaaegu kõik teised teevad sama asja.

Kuid kas peale selle on veel midagi, mida saaksime teha? Kuidas saaksime sellele nähtusele vastu astuda? Me teame, et meil on probleem, kuid mis on lahendus?

Muidugi, ükski lahendus pole täiuslik. Kuid teadlased on välja pakkunud mõned konkreetsed toimingud, mis aitavad planeerimise eksitust vähendada. Ja lähendage meid projektide, eesmärkide ja ülesannete tegeliku ajakava mõistmisele.

Pange kirja kõik oma ülesandega seotud alamülesanded

See on tavaline libisemine. Kirjutate ülesandena lõpule "lõpetage Brodsky aruanne". Arvate, kui kaua see aega võib võtta? Olen sellega juba alustanud. Ma saaksin selle täna hommikul valmis.

Kuid te ei saa aru, et aruande lõpetamine tähendab, et peate tegema kaks erinevat tooteanalüüsi. Ja määrake kohtumine turundusmeeskonnaga, et rääkida nende sisenditest. Ja nad on järgmised 2 päeva linnast väljas.

Nii võib tunduda, et „Brodsky raporti lõpuleviimine” ei võta üldse palju aega, kuna olete juba sellega alustanud. Kuid tõde on see, et teil on veel mitu tundi tööd, mis võib-olla peaks toimuma mitme päeva jooksul.

Kui alahindate ülesannete arvu, alahindate kogu projekti jaoks kuluvat aega.

Forsyth & Burt korraldasid selle kohta uuringu 2008. aastal. Nende töö näitas, et projekti jagamine alamülesanneteks ja iga üksiku osa kestuse hindamine võib aidata vältida eksimuste kavandamist. Nad nimetavad seda segmenteerimisefektiks.

segmenteerimisefekt näib olevat üks viis, kuidas eraldatud ülesande aega saab märkimisväärselt suurendada, vähendades sellega eksituse kavandamise võimalust ...

Lisaks uuringu tulemustele märkasid nad veel ühte huvitavat nähtust. Enamik planeerijaid ja ajahaldussüsteeme soovitab projektid väiksemateks ülesanneteks jagada. Kuid tegelikult teevad seda vähesed inimesed.

Projektide jaotamine väikesteks ülesanneteks võib teie ajakava palju täpsemaks muuta. Määrata realistlikud tähtajad või teadvustada teile, kui palju aega projekt tegelikult võtab. Ja andke teile eelis kõigi teiste inimeste ees, kes teavad, et nad peaksid seda tegema, kuid ärge tehke seda.

Jälgige, kui kaua läheb aega, et tulevikus realistlikumaid hinnanguid anda

Paljud uuringud on keskendunud sellele, kuidas tagasi vaadata, et aidata inimestel ennustada, millal tulevased ülesanded valmis saavad.

Kuid see pole nii sirgjooneline, kui psühholoogid loodavad.

Selgub, et me pole oma tulevikuplaanidega nii täpsed ja meil pole ka suurepärast mälu, kui kaua asjad minevikus kulusid.

Seega peame tuginema erapooletule teabele. Mitte meie optimistlikud meenutused.

Roy, Mitteni ja Christenfeldi 2008. aastal tehtud uuring näitas võimalikku lahendust. Psühholoogid vaatasid käegakatsutavate juhiste pakkumist. Et näha, kas see parandaks inimeste võimet ennustada, kui kaua midagi aega võtab.

See tegi.

Tõelise tagasiside andmine - paberi kirjutamine võtab 2 tundi või selle ubapurgi loendamine võtab 20 minutit, see on inimeste parem ennustamisvõime. Roy jt paberist:

tulemused näitavad, et kestuse ennustamisel saavad inimesed hakkama hästi siis, kui nad ei toetu mitte möödunud ülesande kestuse mälule, vaid tegeliku kestuse mõõtmistele, olgu see siis nende enda või teiste oma.

Peame objektiivselt mõõtma, kui kaua asjad võtavad.

Taimeri seadistamine ja paberi kirjutamiseks kuluva aja jälgimine. Või tehke meie maksud. Või lõpetage TPS-i aruanne. Jälgige võimalikult täpselt ja kirjutage see siis edaspidiseks kasutamiseks üles.

Nii et kui on aeg kirjutada veel üks paber või maksta oma maksud, ei pea me lootma mälule, et öelda, kui kaua see aega võtab. Saame vaadata tegelikku aega, mis see võttis. Ja selle abil saate teada, kui kaua järgmine kord võtab.

Saage aru, kui palju aega teie päevas tegelikult kulub

Enne kui pühendute päevas mõne töö, projekti või ülesande täitmisele. Mõelge välja, kui palju aega teil tegelikult töö tegemiseks kulub.

Teisipäevase päeva lõpus võiksite endale öelda, et saate homme Brodski raporti korda teha, pole higi. Ja siis jõuate kolmapäeval tööle ja saate aru, et olete suurema osa päevast koosolekutel.

See on teine ​​versioon eksituse kavandamisest - uskudes, et teil on päevas rohkem aega kui teil.

Nii et kui töötate projekti loomisel või loote tähtaega, siis vaadake oma kalendrit ja vaadake, kui palju teie päevas on aega läbirääkimisvõimalusi täitmata. Kohtumine oma ülemusega. Töölesõidu aeg. Arsti vastuvõtt, mis pidi toimuma 2 kuud ette.

Tavaliselt on teie päeval tükke aega, mis tuleb pühendada muudele tegevustele. Mõelge välja, mis ja millal need on. Sealt saate kindlaks teha, kui palju aega peate projekti või ülesande kallal tegelikult töötama. Ja looge asjade tegemiseks realistlikum plaan.

Mõningane lohutus on teadmises, et peaaegu kõik on aja suhtes optimistlikud. Et me pole tähtpäevadega võitlemisel üksi.

Kuid on ka mõned nipid, mis aitavad meil õigel ajal korda saada.

Saame jälgida kõiki alamülesandeid ja seda, kui kaua asjad minevikus tegelikult kulusid. Ja siis näete, kui palju aega meil päevas või nädalas on. Ja proovige kavandada realistlikum tee valmimise poole.

See pole päris õige. Tekib valesid samme. Kuid see võib meid lähendada.

Edusammud ja mitte täiuslikkus kõigis asjades.

Uurige, kuidas teie mõtteviis takistab teid eesmärkide saavutamisest. Võtke osa viktoriinist: www.debknobelman.com/quiz